Электронная Тюменская область

Тюменская область была первым субъектом Российской Федерации, который начал осуществлять уникальный проект по созданию единого информационного ресурса и системы управления архивным делом ("электронного архива") на базе органа управления и государственных архивов области.

Как известно, в региональных государственных, муниципальных, ведомственных архивах накоплены огромные фонды документов на традиционных бумажных носителях и микрофишах, представляющие практический и историко-культурный интерес. Обслуживание таких архивных фондов обходится дорого, традиционные технологии работы с бумажными документами уже не отвечают требованиям времени. Чтобы оптимизировать финансовые затраты, создать систему информационной поддержки деятельности органов власти и, наконец, реализовать права граждан на доступ к информации Управление по делам архивов Тюменской области пришло к решению автоматизировать работу с архивными документами.

На этапе подготовки технического задания было проведено комплексное обследование объектов автоматизации и экспертиза документных массивов.

Следующим этапом работы стало создание электронного информационного ресурса. На территории Государственного архива Тюменской области и Государственного архива в г. Тобольске были организованы специальные участки сканирования.

Отсканированные образы документов были обработаны с использованием специальной промышленной технологии — ретроконверсии, когда осуществляется перевод полученных после сканирования данных с графических образов документов в текстовый формат для заполнения поисковых карточек документов. Эта информация загружается в систему электронного архива, позволяя существенно сократить время поиска необходимых документов, объединить информационные ресурсы разных архивов.

Для надежного хранения фонда пользования на электронных носителях была выбрана система САПЕРИОН. Система обеспечивает надежное систематизированное хранение, учет, защиту электронных документов; оперативный доступ пользователей к электронным копиям документов как сотрудников архивов и посетителей читальных залов, так и пользователей Интернет-портала.

Созданная система "Электронный архив Тюмен­ской области" на сегодняшний день является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в области автоматизации предоставления государственных услуг организациям и населению.

Завершение проекта существенно повысит качес­тво и оперативность предоставления государственных услуг организациям и гражданам, на практике обеспечит условия для равного доступа граждан к информации.