Центр подготовки данных Роспатента: автоматизация ведомства вчера, сегодня, завтра

Развитие информационного общества в России предполагает переход государственных учреждений на безбумажный документооборот и повышение эффективности внутренних административных процедур. Этот процесс в той или иной степени затронул сегодня большинство министерств и ведомств.

О том, какие шаги были предприняты на пути к модернизации Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент), рассказывают заместитель директора по информационным технологиям Федерального государственного учреждения "Федеральный институт промышленной собственности Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам" (ФГУ ФИПС) Алексей Давидович Гвинепадзе и заведующий отделом ФГУ ФИПС Вячеслав Евгеньевич Клюев.

А.Г.: Это путь, характерный для всех мировых ведомств — полный переход на безбумажный документооборот, автоматизация процессов делопроизводства, интеграция всех унаследованных систем на базе единой платформы и организация дистанционной работы с информацией.

А. Г.: Наши подсчеты показывают, что в рамках научно-технического развития России поток заявок на изобретения со временем возрастет примерно вдвое, что должно было бы автоматически привести к увеличению персонала и площадей хранения информации. Мы давно понимали это, равно как и то, что мы не можем себе позволить ни первого, ни второго. Выйти из такой ситуации можно путем централизации обработки документов внутри ведомства и введения дистанционной работы с системами. Для этого вся документация и процессы должны быть представлены в электронном виде и организован защищенный контролируемый дос­туп к информации. Проще говоря, речь идет о задаче двукратного увеличения количества экспертов без увеличения площадей и потери управляемости.

Основная задача заключается в том, чтобы сократить бумажный документооборот и трудоемкость обработки документов. Для этого необходимо унифицировать потоки с помощью единой платформы, добавить функциональность, которой не было в старых системах, создать универсальный формат обработки и хранения документа, обеспечить централизованное хранение и юридическое заверение каждого электронного документа и сохранность бумажного оригинала, то есть создать систему юридически-значимого дело­производства.

А.Г.: В нашем ведомстве существует 7 информационных потоков, которые поступают в электронной и бумажной форме. Это"Изобретения", "Товарные знаки", "Промышленные образцы", "Полезные модели", "Судебные решения", "Палата по патент­ным спорам", "Договора". Кроме того, есть отдельный поток информации, поступающий через электронную почту (письма, жалобы и т.д.). Основная задача заключается в том, чтобы сократить бумажный документооборот и трудоемкость обработки документов.

Для этого необходимо унифицировать потоки с помощью единой платформы, добавить функциональность, которой не было в старых системах, создать универсальный формат обработки и хранения документа, обеспечить централизованное хранение и юридическое заверение каждого электронного документа и сохранность бумажного оригинала, то есть создать систему юридически-значимого дело­производства.

Исходя из задач, последовало решение о проекте по разработке и внед­рению аппаратно-программного комплекса "Центр подготовки данных" (ЦПД).

А.Г.: Как я уже говорил, переход к электронному документообороту у нас начался около 10 лет назад. Тогда мы начали внедрять сис­темы ввода и обработки информации. В конечном итоге, таких независимых систем получилось 7, при этом каждая из них обладала разными форматами представления данных, что, как вы понимаете, было крайне неудобно и очень трудозатратно. Поэтому в 2009 году было принято решение о создании единого центра подготовки данных и постепенной переработке всех существующих систем для того, чтобы перенести их в этот центр.

В.К.: Первый вопрос, который требовал решения — найти место ЦПД в технологии приема документов в ведомстве. У нас есть канцелярия, принимающая документы как угодно — по почте, в мешках, через окно приема. Требовалось не просто разорвать цепочку этого потока, а найти такой механизм, чтобы не было "петель" внутри. Долго обсуж­дали, где ЦПД должен физически находиться, в каком подразделении. Как избежать переноса мешков с документами между этажами. Поэтому пришлось высвобождать площади, физически перемещать подразделения и организовывать анфиладу помещений рядом с канцелярией.

Весь 2010 и 2011 годы ушли на то, чтобы сформировать, закупить оборудование, ПО, запустить базовую функциональность, решить проблемы, связанные с запуском в дейст­вие, создать технологию конвейера или псевдо-конвейера.

Э.Док: Каким образом было принято решение о том, кто будет разрабатывать и внедрять единый центр подготовки данных?

А.Г.: Мы хотели внедрить рабочую, проверенную временем технологию подготовки документов. Еще в 1999-2000 годах "ЭЛАР" совместно с Европейским патентным ведомством оказывал нам поддержку в процессе перевода в электронный вид ретромассивов документов. Тогда было оцифровано около 6 млн страниц за 1924-1993 года включительно.

Решающим фактором при выборе системы стал опыт, который уже к тому времени накопил "ЭЛАР" в массовой оцифровке и обработке любых документов — не только хорошего качества, но и нестандартных, ветхих, отпечатанных на машинке, то есть таких, с которыми постоянно приходится сталкиваться нам.

В.К.: Мы продолжаем постепенное внедрение "Центра подготовки данных", переработку и интеграцию всех унаследованных систем. Все внедрения идут без остановки рабочего процесса с учетом сохранения темпов производительности труда и гарантированного выполнения производственного плана.

На сегодняшний день разработана технология подачи заявки в электронной форме. Это касается как внутренних процедур, о которых уже говорилось ("Товарные знаки", "Изобретения", "Полезные модели" и т.д.), так и взаимодействия с гражданами через портал Госуслуги.ру. Заполнив шаблон, изобретатель может через Интернет подать пакет документов. В зависимости от готовности системы, эта заявка либо будет включена в электронное досье, либо, если система не работает, рассматриваться в бумажном виде.

При этом информация по всем объектам, которые мы рассмат­риваем, появляется в Интернете в кратчайшие сроки. Например, по товарным знакам — на следующий день после приема документов. В ближайшее время планируем выставить на портал государственных услуг документы, позволяющие проводить международную регистрацию, в частности, товарных знаков.

Кроме того, идет активное внедрение электронной подписи. Удостоверяющий центр ФГУ ФИПС, который уже несколько лет обеспечивает сертификатами электронной цифровой подписи наше ведомство, включен в список доверенных удостоверяющих центров, формируемых Минсвязи. Теперь после решения ряда юридических вопросов мы сможем принимать практически любую электронную подпись, что существенно облегчит нам, а главное, нашим пользователям процесс подачи зая­вок в электронной форме.

А.Г.: Во-первых, выросла производительность труда. Снизилось количество людей, занятых техническими вопросами (формированием дел, восстановлением пропавших бумажных документов, пополнением фондов и т.д.), а это 300-400 человек. Раньше на 1 эксперта приходилось 2 помощника, теперь они постепенно высвобождаются для экспертной работы. Во-вторых, хранение в технологическом цикле большого количества бумаги требует и большого количества площадей. Три четверти технических помещений в нашем институте — это хранилище бумаги. Мы начали экономить площади или использовать их по-новому.

Результатом проекта стала автоматизация административных процедур, снижение издержек и сроков выполнения рутинных технических процессов.

А.Г.: Основная задача — максимально далеко "отойти" от бумаги. Понятно, что на 100 % безбумажный электронный документооборот мы не перейдем никогда, но опыт зарубежных ведомств показывает, что процентов на 60 это сделать можно. Для этого процесс подачи заявок в электронном виде должен быть простым и понятным и, кроме того, выгоден финансово. Иными словами, заявитель должен получать скидку при оформлении запроса в электронном виде.

Центр подготовки данных призван стать единым входным шлюзом для всей информации, связанной с производственными процессами, параллельно выполняя функции сохранности данных и контроля исполнения процедур.

На недавней встрече премьер-министра В.В. Путина и Генерального директора Всемирной организации интеллектуальной собственности Френсиса Гарри среди прочего обсуждалась огромная важность правильного хранения, регистрации, централизации интеллектуальной собственности и ее включения в хозяйственный оборот страны. Вот этих принципов мы и придерживаемся в технологическом развитии нашего ведомства в рамках модернизации России.