Организовать без бумаги: административное управление и государственные услуги

На протяжении последних лет информатизация органов исполнительной власти проходила под знамёнами двух больших идей — «Административная реформа» и «Государственные услуги в электронном виде».

Под флагом административной реформы совершенствовалось госуправление, создавалась информационная вертикаль власти, строились большие информационные системы ГАС «Управление», ГАС «Выборы», МЭДО. В 2009 году концепция предоставления государственных услуг в электронном виде воплотилась во всеобъемлющем 210‑ФЗ. Был создан работоспособный портал www. gosuslugi.ru, систематизировано межведомственное электронное взаимодействие, в регионах, как альтернатива порталу, разворачиваются сети многофункциональных центров. Время шло, и в 2011 году «закончилась» программа «Административная реформа», в 2013-м были трансформированы подходы государства к предоставлению государственных услуг: канули в лету понятия «этапов» предоставления, стало возможным осуществлять «точечную» автоматизацию административных процедур. Активно совершенствуются федеральные системы — платёжный шлюз, портал, СМЭВ и так далее.

Однако, несмотря на постоянное совершенствование и оптимизацию подходов, ещё есть над чем работать. В мае 2012 года административная реформа и электронные госуслуги получили в качестве стимула и поддержки не много и не мало, а стратегический документ.

Документ, в котором закреплены критерии оценки эффективности, как проведения административной реформы, так и предоставления госуслуг в электронном виде. Речь идёт об Указе Президента РФ № 601 от 7 мая 2012 года «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления». В Указе от органов исполнительной власти требуется обеспечить уровень удовлетворённости граждан качеством предоставления государственных и муниципальных услуг к 2018 году — не менее 90 процентов. Доля граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме, к 2018 году должна быть не менее 70%. Органы исполнительной власти получили шанс двигаться по пути совершенствования управления и предоставления электронных госуслуг к этим целям, здраво рассуждая и взвешивая свои возможности, объёмы финансирования, плюсы и минусы информационных систем и сервисов.

Административные процессы функциональных подразделений

Концепция развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде была утверждена соответствующим Распоряжением Правительства РФ от 25.12.2013 № 2516‑р. Документ описывает текущее состояние, формирует целевую модель, даёт пути оптимизации механизмов предоставления госуслуг и межведомственного взаимодействия. Концепция будет реализована в соответствии с планом мероприятий на 2014-2018 годы.

Планом предусмотрено, во-первых, сокращение перечня документов «Личного хранения». Напомним, что эти 18 типов документов появились из-за того, что принцип оперирования ими и принцип запрета востребования справок с граждан не могли быть реализованы в силу того, что документы существуют в бумажном виде и рассредоточены по учреждениям и ведомствам — их крайне сложно искать и очень долго передавать.

Во-вторых, план мероприятий предполагает обеспечение возможности получать документ в уполномоченных органах, ранее его выдавших на бумажном носителе, соответствующий документ в электронной форме и наоборот. Как это реализуемо? Если документ лежит в архиве, и необходимо предоставить его юридически значимую копию (даже если информация из этого документа внесена в реестр), сделать это можно только выдав отсканированный образ. Последний должен быть подтверждён усиленной квалифицированной электронной подписью ведомства, предоставляющего документ, и которая может быть проверена ведомством, которому этот документ выдаётся.

В-третьих, в Концепции говорится о создании Национальной платформы распределённой обработки данных, которая будет формироваться по гибридной модели, представляя собой композицию нескольких самостоятельных частных или государственных платформ распределённой обработки данных, функционирующих совместно на основе стандартизованных технологий, и обеспечивающих переносимость данных и приложений между ними. Такая модель позволит использовать на единых принципах уже созданные центры обработки данных и обеспечить оптимальное использование их вычислительных ресурсов. То есть, предполагается органичная интеграция существующих местных и федеральных инфраструктур в единую структуру с общими моделями хранения, резервного копирования, предоставления доступа и т.д.

В электронный вид необходимо перевести уже существующие документы. А документы, влияющие на взаимодействие государства с бизнесом и гражданами, должны рождаться в электронном виде. Иначе мы не достигнем показателей, которые определены Указом Президента.

Когда речь идёт о выдаче документов в электронном виде (если они существуют в бумажном), становятся необходимы системы, которые позволят оперативно оцифровывать документы, сверять и подтверждать их ЭП. Удобно, если это будет происходить в рамках самообслуживания — через портал. Гражданин выбирает на портале электронный образ и заказывает его для дальнейшего взаимодействия с какой-то другой госструктурой. Вместе с тем, бумажный или электронный документ, который есть у гражданина, является ключевым для принятия решения ведомством или ОМС, и инфраструктура приёма этих документов, передача их в дальнейшую обработку, также должна быть автоматизирована и унифицирована, а количество муниципальных служащих, которые задействованы в этих процессах, минимизировано.

Выход — создать систему, которая даст возможность ОГВ и ОМС отказаться от бумажных документов при исполнении своих функций, обеспечить полный контроль над документированной информацией в электронном виде с соблюдением законодательных требований. Иными словами — стать организациями без бумаги.
Весь этот функционал обеспечивается, казалось бы, системами электронного документооборота. Но сегодня СЭД — отдельный класс систем, ориентированный в наибольшей степени на обеспечение внутренней деятельности или вертикали управления в рамках распределённой структуры. Глобальная, удовлетворяющая всем условиям, СЭД описана в Приказе Минкомсвязи. Но такой СЭД на рынке сегодня нет.

Функционал такой системы очень широкий. Во-первых, автоматизированная первичная обработка документов, а именно: извлечение (формирование) и экспорт реквизитов (метаданных) документа, создание электронного образа документа в необходимом формате, подтверждение аутентичности образов ЭП, сохранение и контроль признаков связи электронной копии и бумажного документа. Во-вторых, это автоматизация архивного дела: обеспечивается ведение дел, реестров и управление электронными и бумажными документами, подлежащими хранению в привязке к профильным реестрам, контролируемым объектам, субъектам и т.д. В-третьих, это электронный архив, который отвечает за хранение и предоставление (через метаданные или полнотекстовый поиск) доступа к электронным образам документов и электронным документам организации. В-четвёртых, это модернизация архивохранилища — работать будет удобнее, если внедрить современные технологии идентификации документов и предоставлять документы по запросу на основе метаданных. Наконец, подробные инструкции администраторов и пользователей, проекты внутренних регламентов по работе с информацией, оптимизированные схемы информационных потоков и документов.

Все эти инструменты позволят гарантировано соблюсти сроки отработки запросов за счёт оперативного доступа к необходимой информации в электронном виде; повысить качество отработки внутренних и межведомственных запросов и обращений граждан за счёт абсолютных результатов поиска; в разы усилить контроль над процессами работы с документами (в т.ч. исполнительской дисциплиной); сократить материальные расходы и трудозатраты при работе с документами.