Информация для госуслуг: простое решение сложной задачи

С июля 2012 г. количество органов власти, вовлеченных в процесс перехода к электронному правительству, возрастает.

Очевидно, что не все федеральные ведомства первого октября 2011 г. были готовы к предоставлению информации в электронном виде. Не в малой степени это произошло из-за нехватки самой электронной информации, поскольку и она, и сведения, необходимые для оказания госуслуг по-прежнему зафиксированы на бумаге. Существует 11 федеральных базовых реестров (654-р), но, по мнению руководителей головных ведомств, информация в них далека от совершенства и требует "вычистки". Перед государством, региональными и муниципальными властями стоит "бизнес-задача": в установленные сроки и в рамках утвержденного на 2010 — 2012 годы бюджета выполнить требования законодательства по межведомственному электронному взаимодействию. Ресурсы, которые могут быть привлечены для создания электронных баз данных, ограниченны. Во-первых, лимитировано время — осталось 9 месяцев.

Во-вторых, лимитированы финансы — они заложены в бюджет, большая часть которого потрачена на соз­дание инфраструктуры. В-третьих, собственными силами выполнить такой объем работы невозможно. Это подтверждает опыт последних проектов, когда практически все ведомства, предоставляющие госуслуги, привлекали ресурсы коммерческих компаний для оцифровки информационных массивов и организации на их основе баз данных. Не создавать эти электронные ресурсы невозможно, так как необходимо выполнить нормативные требования по СМЭВ о поставке информации в электронном или бумажном виде. Да, бумажный вариант допускается технологическими картами межведомственного взаимодействия (ТКМВ). Однако, опираясь на опыт некоторых регионов и ведомств, можно сказать, что затраты на поиск и предоставление информации в бумажном виде настолько велики, что необходимо "раздувать" штат, на что опять-таки нет денег.

Как в столь жестких условиях выполнить требования и создать необходимые информационные ресурсы для ­электронного межведомственного взаимодействия. Есть смысл вспомнить о законе Парето, в котором говорится, что 20% правильно затраченных усилий дают 80% результата. Применительно к ситуации с документами, можно говорить о том, что переведя 20% наиболее востребованных фондов в электронный вид, мы закроем 80% потребностей в информации для предоставления электронных госуслуг.

Нужно рассматривать этот вопрос не в плос­кости количества документов, а в плоскости количества информации внутри самого документа. Если оптимизировать процесс относительно конкретного документа, а не всего массива, то и 20-30% информации, содержащейся внутри документа, закроют подавляющее большинство потребностей.

Появляется первая задача — отобрать массив наиболее востребованных документов и извлечь из них наиболее востребованную информацию. Целесообразно взять за основу технологическую карту межведомственного взаимодействия. Сейчас таких карт опубликовано уже более пятисот, то есть на каждую госуслугу. На основе ТКМВ можно понять, какие документационные фонды необходимы для оказания той или иной услуги, тем самым, определить, какие ведомства и какие конкретно документационные архивы должны переводиться в электронный вид.

Также на основе ТКМВ можно установить, какая информация из каждого документа наиболее востребована с точки зрения оказания электронных услуг. Следующий этап — определить, какая информация необходима для передачи ведомствам. К примеру, для передачи сведений о стаже Пенсионному фонду, необходимо из всех приказов по конкретному человеку или из его лицевой карточки извлечь даты работы "с …" и "по …" в привязке к его ФИО. Не требуется дополнительная информация: его должность, переводы из подразделения в подразделение, поощрения и т.д. С помощью такого подхода ограничивается количество документов, информации, переводимой в электронный вид, от чего напрямую зависят стоимость и сроки оцифровки. Это первый этап отсеивания.

Второй этап — определение наиболее вост­ребованных временных периодов, за которые целесообразно в первую очередь переводить документы. Так, предположим, подтверждение стажа наиболее актуально для людей, которым в ближайшее время (или в данный момент) планируют начислять пенсию. Соответственно, по каждой такой услуге можно выбрать документы "первой необходимости". Это статистическая экспертная часть по сбору информации о людях, которые обращаются за данной госуслугой. Проведя сегментацию можно значительно сократить объем документов и оптимизировать количество полей, содержащихся в них. Такой подход позволит быстрее и дешевле реализовать проект по созданию электронных информационных ресурсов за счет существенного сок­ращения объемов.

При расширении перечня услуг, либо если возникнут нестандартные ситуации при предоставлении госуслуг, чиновнику может пот­ребоваться вся информация из документа (которую решено было не оцифровывать). Тем более, что стопроцентные сведения из документа очень сильно влияют на достоверность и выполняют проверочную функцию. В таком случае госслужащему придется каждый раз находить документ. Эту проблему тоже можно решить. При проведении проектов для создания электронных информационных баз данных, необходимо требовать от исполнителей не только предоставить сами базы данных, но также электронные копии документов-оснований, откуда эта информация была перенесена. В случае спорной ситуации чиновник обращается к полному документу в электронном виде и принимает необходимое решение, что гарантирует соблюдение жестких сроков предоставления госуслуг. Все это позволяет проконтролировать процесс, а документы-основания могут использоваться в дальнейшем для пополнения и расширения информационных ресурсов.

Итак, на первом этапе осуществляется определение необходимых документальных фондов для оказания электронных услуг. Результатом должно стать техническое задание для наполнения государственных информационных сис­тем, участвующих в межведомственном взаимодействии. На втором этапе происходит выделение информации, которая должна быть переведена в электронный вид в первую очередь. Речь идет об извлечении сведений из документов и привязке к этим данным электронной копии документа-основания.

Третий этап подразумевает установление временного периода, за который целесообразно переводить фонды. В течение этого срока должен быть реализован полный перевод информации из документов-оснований в электронный вид для расширения перечня спектра сведений, необходимых для предоставления электронных госуслуг.

Таким образом будет осуществлен комплексный подход к созданию электронных государственных информационных ресурсов — оптимальный с точки зрения затрат и перс­пективный для дальнейшего расширения этих ресурсов при значительно меньших расходах.