Все, что привычно и даже больше…

Маркус Гросс, ведущий специалист по внедрению ECM-систем компании IBM, рассказал "Э.Док" о проектах, реализованных в госструктурах различных стран.

ECM-менеджмент компании IBM направлен на построение автоматизированных решений в области управления неструктурированной информацией. Под ней мы подразумеваем практически всё многообразие документов, графических, видео, аудиофайлов, а также того, что создаётся в социальных медиа и так далее. Иными словами, всего, что нельзя уложить в привычную базу данных. По различным оценкам, подобный контент составляет от 80 до 90% процентов от всей информации в мире. Его объёмы будут только расти, и если не начать решать вопросы системного управления информационными ресурсами сейчас, то завтра это будет делать гораздо сложнее. Госструктуры во всём мире активно используют системы управления неструктурированным контентом.

В моем родном немецком городе Дортмунде несколько лет назад была принята программа "Администрация 20/20", согласно которой городские власти должны предоставлять абсолютно все услуги в электронном виде. Проект планировалось закончить к 2020 году, но его завершающая стадия наступила уже сегодня. Теперь все запросы граждан инициируются на едином портале, где есть вся необходимая информация и формы документов. За выполнение запросов ответственны несколько государственных служб. Структура стандартна: фронт-офис или административный блок, в который входят службы, ответственные за электронное исполнение и подписание документов, управление документооборотом, а также система электронных платежей. Службы связаны с бэк-офисом или отделом по обработке информации. Важно, что они могут работать в своих собственных системах, объединённых при помощи IBM FileNet.

Ещё одним ключевым моментом этого проекта стало предоставление с помощью облачных технологий актуальной электронной информации не только пользователям портала из Дортмунда, но и пользователям из других городов.

Интересное решение на базе IBM FileNet реа­лизовано в Датском медицинском агентстве, которое функционирует в рамках Министерства здравоохранения Дании. Дело в том, что для того, чтобы какое-либо лекарственное средство появилось на рынке, оно должно быть одобрено и сертифицировано не одним учреждением. Эти процедуры сопровождаются огромным количеством документов, порождаемых в различных организациях. Сложности с поиском нужной информации, не отлаженная система взаимодействия и обмена документами приводили к тому, что на документальное оформление лекарства, его сертификацию и одобрение для выхода на рынок уходило столько же времени, сколько на его изобретение — около двух лет. Для того чтобы упорядочить информационный поток, была внедрена система управления информацией, которая позволяла собирать данные, отображать их, предоставлять к ним доступ и автоматизировала процедуры работы с ними. То есть, если к человеку поступал документ, система автоматически выдавала пошаговую инструкцию и отслеживала статус её исполнения. При этом система была настолько гибкой, что при появлении нового продукта или организации в процессе лицензирования, администраторы просто меняли маршруты прохождения регламентов и заменяли ответственных за принятие решений и исполнение задач.

В Чехии с помощью IBM FileNet в электронный вид были переведены все бизнес-процессы, сопровождающие проведение государственных тендеров: от планирования до подготовки и выдачи всех документов, проведения и заключения контрактов. Подобный подход в качестве базового решения может быть использован в любой стране и в любой отрасли для автоматизации проведения электронных аукционов и конкурсов.

ECM-менеджмент сегодня позволяет не только эффективно работать с бизнес-процессами, осуществлять аналитику на уровне контро­ля исполнения, но и применять по-настоящему интеллектуальный подход к информации, которая крайне сложно поддаётся анализу стандартными инструментами. Источником информации может служить не только уже сформированные ресурсы, но и Интернет, социальные медиа, почта и другие. Например, в результате конфискации баз данных электронной почты, прокуратура извлекает 105 тысяч писем на тему, по которой в данный момент ведёт следствие. С помощью программных инструментов IBM удалось проанализировать этот массив, снизив количество писем, которые на самом деле актуальны для работы, до пятнадцати.

Контент-аналитика является в настоящее время одним из ключевых элементов, вос­требованных в государственных органах. При внедрении нашего решения в полиции одной из земель Германии стояла задача собрать все сведения о подозрительных лицах, их деятельности и местоположении в единую систему и связать их между собой для предотвращения возможных преступлений. Кроме того, полиция в принципе обрабатывает очень большое количество данных разного характера — записи видеокамер, беседы с подозреваемыми и так далее. Визуализировав и категоризировав контент, удалось существенно экономить время и повысить качество принимаемых решений.