ОМК-Аудит управляет “первичкой” с помощью ECM-системы ЭЛАР САПЕРИОН

В Объединённой металлургической компании путём слияния региональных бухгалтерий и бухгалтерий отдельных юридических лиц создан Общий центр обслуживания (ОЦО). Передача сервисных функций в единый центр позволила предприятиям ОМК сосредоточить свои ресурсы на решении целевых производственных задач. Для оптимизации бизнес-процессов обработки бухгалтерской “первички” и создания распределённого интегрированного корпоративного электронного хранилища договорной и бухгалтерской документации внедрён электронный архив на ECM платформе ЭЛАР САПЕРИОН. Система также используется в аналогичных проектах для компаний ОАО “СУЭК” и ТНК-BP.

Отныне бумажные документы в компании обрабатываются в электронном (оцифрованном) виде в централизованных точках приёма — Службах работы с заказчиком (“Единое окно” Учётного центра). Когда документ поступает в Службу, на него наносится штрихкод (документы, распечатанные из учётных систем, уже имеют штрихкоды) и осуществляется его регистрация. Для каждого документа сотрудниками Службы работы с заказчиком заполняется карточка с основными атрибутами. Далее цифровой образ документа передаётся по электронным каналам непосредственно сотруднику Учётного центра, который и выполняет операции в системе на основании электронных копий первичных документов.

Это означает, что напрямую из учётной системы можно просмотреть отсканированные первичные документы-основания для операции. Также сканируются и помещаются в электронный архив договорные документы, и юридическим службам предоставляется доступ в систему. Кроме сотрудников ОМК-Аудит, которые оказывают услуги бухгалтерского учёта, системой пользуются персонал компаний, которые эти услуги получают, а также аудиторы.

В результате проекта оптимизированы бизнес-процессы Учётного центра, со столов бухгалтеров исчезло огромное количество бумаг и папок, стал возможен быстрый поиск нужного документа по заданным параметрам. Для бухгалтеров, которые составляют отчётность, делают подборки документов по запросам, система значительно упростила работу. На этапе подборки документов это связано с тем, что документ из электронного архива “привязан” к учётной системе. Такая привязка открывает большие возможности по контролю над качеством информационного ресурса: позволяет отслеживать наличие оригиналов документов, сроки и полноту обработки, организовать дополнительную точку контроля налоговых рисков. В настоящее время ведутся работы по поиску решений в области электронного обмена документами и счетами-фактурами с контрагентами, обдумываются возможности создания электронной комнаты первичных документов для внешних пользователей (поставщиков, покупателей) через WEB-интерфейс.