Общий центр обслуживания “ОМК-Аудит”: вчера, сегодня, завтра

Наверное, каждый сотрудник ОМК в своей работе в той или иной степени сталкивается с бухгалтерией. Она начисляет нам зарплату, осуществляет платежи контрагентам, согласует договоры... В последнее время система бухгалтерского учета ОМК претерпела серьезные изменения. О них мы попросили рассказать Алексея Митенкова, генерального директора "ОМК-Аудит", заместителя директора по экономике и финансам ОМК, и Надежду Деревянкину, директора Нижегородского филиала "ОМК-Аудит".

Создание общего центра обслуживания (ОЦО) "ОМК-Аудит" было начато в 2009 году путем слияния региональных централизованных бухгалтерий и бухгалтерий отдельных юридических лиц. На сегодняшний день в учетном секторе ОЦО работает около 300 сотрудников, обслуживающих более 50 юридических лиц с общей численностью около 23 000 человек.

Работа организована на трех основных региональных ("кустовых") площадках: в Москве; в Нижегородском филиале, расположенном в г. Выкса; и в Уральском филиале в г. Чусовой (Пермский край). Региональные центры учета обслуживают юридических лиц, находящихся в этих и смежных с ними регионах.

Общий центр обслуживания — это модель организации бизнеса, при которой определенные сервисные функции (чаще наиболее стандартизованные) в рамках холдинга передаются в единый центр — специализированное подразделение или специально созданное предприятие. Делается это для того, чтобы предприятия могли сосредоточить свои ресурсы на решении целевых производственных задач. Чаще всего передаются такие вспомогательные функции, как бухгалтерский и налоговой учет, делопроизводство, кадровый учет, IT, логистика, закупки. Такая концепция очень напоминает аутсорсинг, однако разница заключается в том, что общий центр обслуживания полностью контролируется управляющей компанией — это так называемый "внутренний аутсорсинг" или "инсорсинг".

Общие центры обслуживания получают все большую популярность в России. Сегодня о результатах внедрения модели можно судить и по опыту ряда промышленных холдингов.

Примерами практического успешного применения этого решения являются ОЦО нефтяного холдинга "ТНК-BP "Бизнессервис", Объединенный центр обслуживания "Гринфин" группы компаний "СУЭК", Единый центр обслуживания "Северсталь-ресурс", "РусАл Центручета", ОЦО "Транснефть Финанс", "РЖД-Учет" и другие.

Традиционно бухгалтерия находится в структуре каждого предприятия и возглавляется главным бухгалтером. Сотрудники разрозненных внутрен­них бухгалтерий заводов, по сути, выполняют одинаковые функции в разных юридических лицах одного Холдинга.

Внутренние недостатки такой модели очевидны:

• Разрозненность по региональным площадкам, отсутствие единой вертикали администрирования, методологии, концепции дальнейшего развития;
• Наличие противоречий в методологическом подходе, а также при проведении операций между юридическими лицами в силу их полной самостоятельности. Это приводит к невозможности внедрения общих корпоративных принципов учета.

При создании ОЦО повышается прозрачность и качество учета, растет эффективность работы бухгалтерских подразделений, унифицируются сервисные принципы работы с заказчиком. Кроме того, снижается вероятность искажения данных, повышается их достоверность, улучшается система внутренних контролей.

Решение задачи по созданию общего центра обслуживания для ОМК было не ново. До 2009 года работали централизованные бухгалтерии для каждой региональной площадки. По сути, первый этап, то есть элементарная базовая централизация, ранее была уже проведена. Однако вместе с тем "кустовые центры обслуживания" в недостаточной степени отвечали все возрас- тающим потребностям бизнеса.

Накопившиеся проблемы привели нас к решению об объединении учетной функции Холдинга в одном юридическом лице на базе ООО "ОМК-Аудит" и к созданию общего центра обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учета с единым административным подчинением напрямую Дирекции по экономике и финансам управляющей компании.

Проведенный независимый аудит эффективности бухгалтерской службы в ОМК с привлечением внешних консультантов позволил ­выявить слабые и сильные стороны "кустовых" ­центров, причины неудовлетворенности заказчиков, а также наметить дальнейшие направления пос­ледовательного развития ОЦО на базе созданной структуры.

Мы выбрали "эволюционный" путь реформирования ОЦО как наиболее соответствующий корпоративной культуре, а также отвечающий долгосрочным потребностям разви­тия Холдинга. Ставка была сделана в основном на дейст­вующий коллектив. За основу были взяты принципы работы региональной "кустовой" площадки лидера. Изменения происходят после­довательно, благодаря чему достигается максимально возможный консенсус между "интересами заказчика" и "едиными принципами построения учетной функции" в Холдинге.

"ОМК-Аудит" развивается достаточно эволюционно и динамично. В рамках реформирования и модернизации деятельности были разработаны и внедрены типовой договор на оказание услуг по ведению учета с каталогом услуг, который применяется во всех филиалах, единая прозрачная методика ценообразования; реализуется проект "Электронный архив", перестроена работа Центра учета Московского региона по принципу "единого окна", идет работа по повышению качества обслуживания заказчиков.

С 1 января 2011 г. система электронного архива запущена по всем компаниям Московского офиса, начата реализация проекта на Выксунской площадке. Предусматривается предоставление доступа внешним пользователям: сотрудникам смежных служб, аудиторам, налоговым органам с ограниченными правами на просмотр сканобразов документов. Это большой электронный архив, в котором поиск нужных документов гораздо удобнее, проще и быстрее, чем в привычном нам бумажном архиве, когда требуется просмотреть десятки папок.

При перестройке привычной системы всегда возникают трудности. Требуется немало времени, чтобы новый бизнес-процесс был ­полностью выстроен и оптимизирован.

Создание службы "единого окна" — закономерный процесс при передаче сервисных функций в ОЦО. За счет этого достигается большая эффективность работы специалистов учетного блока, которые не отвлекаются на решение типичных и организационных вопросов. Специалисты службы "единого окна" принимают заявки сотрудников на оформление справок по заработной плате, принимают и регистрируют первичные документы в системе электронного архива, которые оперативно в режиме реального времени поступают бухгалтеру в виде сканированных образов и, в случае необходимости внесения исправлений, возвращаются менеджеру.

Для удобства сотрудников Московского офиса в Центре учета Московского региона создан единый номер телефона 4444, а также адрес электронной почты centrucheta@omk.ru, на который можно направлять любые запросы, вопросы и предложения по улучшению качества работы.

В 2011 году планируется создание службы "единого окна" и полномасштабное внедрение электронного архива с перестройкой бизнес-процессов обработки документов в Нижегородском филиале "ОМК-Аудит" для всей Выксунской площадки.

В скором будущем реформирование учетных служб ожидает и АТЗ и завод "Трубодеталь".