Обработка первичной бухгалтерской документации — инновационный подход

Государственные учреждения, взаимодействуя в своей хозяйственной деятельности с большим количеством контрагентов, сталкиваются с проблемой массовой обработки первичной бухгалтерской документации. Для повышения эффективности деятельности финансово-экономических подразделений государственные организации внедряют автоматизированные системы обработки документов и электронные архивы.

Российский Фонд Фундаментальных Исследований (РФФИ) — некоммерческая самоуправляемая государственная организация, существующая с 1992 года в форме федерального учреждения, находящегося в ведении Правительства Российской Федерации. РФФИ организует финансовую поддержку научно-исследовательских работ по всем направлениям фундаментальной науки на конкурсной основе. В РФФИ постоянно поступает большое количество бумажных документов, это договоры, акты, счета-фактуры и т.д. Значительный объем информации из первичных документов необходимо вручную переносить в автоматизированную бухгалтерскую систему 1С, что является очень трудоемкой работой.

Для минимизации ручных операций при обработке бухгалтерских документов в РФФИ было внедрено решение "Центр сканирования и автоматической обработки первичной бухгалтерской документации". Сканирование осуществля­ется с помощью потокового сканера МДС 2000, а автоматическое распознавание, извлечение данных и их загрузка в учетную систему производится с помощью ПО ABBY Flexi Capture. В рамках установленной системы было адаптировано три гибких шаблона — для обработки счетов-фактур, накладных и счетов на оплату.

ПО ABBY Flexi Capture распознает весь текст, содержащийся в документе, определяет тип данных и размещает их в соответствующие поля в автоматизированной системе.

Таким образом, данные заносятся в бухгалтерскую систему, и за бухгалтера выполняется вся рутинная работа. Специальная система верификации позволяет исключить возможность появления ошибок, обусловленных некачественным изображением. Т.е. если на оцифровку попадает плохо напечатанный либо поврежденный документ, программа OCR-распознавания оповещает оператора, контролирующего процесс, подсвечивая место, которое не удалось распознать с достаточной степенью уверенности, и предлагает вручную ввести правильный вариант. Как показала практика, оператор корректирует лишь 1% результатов работы комплекса, то есть практически вся информация вводится в систему 1С без участия бухгалтера.

Помимо решения задачи по обработке входящих бухгалтерских документов, в РФФИ была создана система электронного архива бухгалтерии, предоставляющая оперативный доступ к бухгалтерским документам. В данный ­момент в электронном архиве РФФИ размещены электрон­ные образы документов с 2009 года, ­однако планируется оцифровка и перевод финансовых и бухгалтерских документов за все годы существования Фонда.