Хранение банковских документов: не только освободить офис

Вопрос «захламления» рабочих помещений, где ежедневный документооборот порой исчисляется тысячами листов в день, с каждым днем становится все острее. Необходимость обустраивать дополнительные архивные площади заставляет задуматься как этого избежать и существует ли возможность хранения документов вне офиса с оперативным доступом к ним. Юрий Спельник, директор департамента по работе с корпоративными заказчиками компании ЭЛАР рассказал о современных подходах к работе с бумажными архивами

— Юрий, в прошлом году мы с вами говорили о тренде перевода клиентских досье в электронный вид. Почему сегодня возвращаемся к бумажным документам?

— Возвращаемся потому, что эта задача (а для кого-то проблема) остается актуальной. Бумага не исчезла из офисов компаний финансового сектора, а все так же накапливается и все так же вызывает у руководителей желание оптимизировать затраты на ее хранение. В первую очередь это касается документов операционного дня, которые обычно должны храниться до 5 лет, кассовой документации, дел юридических и физических лиц. Объем производства документов — по несколько тысяч листов в день.

Освободить офис от этих документов для многих — серьезная задача. Так во всем мире и появился рынок внеофисного хранения. Преимущества аутсорсинга здесь такие же, как и во всех других сферах услуг — специализированные компании могут делать то же самое более эффективно и дешевле.

Хотя не буду лукавить — ряд банков выбирает строительство собственных архивохранилищ, особенно в регионах, где хороших помещений либо нет, либо они арендованы дискредитированными зарубежными компаниями.

В любом случае строительство связано с высокими капитальными вложениями, поэтому к нам обращаются за профессиональным консалтингом в части выбора помещений, организации самого архивного пространства, автоматизации систем хранения, использования различных технологий учета. А главное — за помощью в перестроении внутренних документных процессов и отражению этих изменений в нормативных документах и регламентах.

— Некоторые крупные банки пользуются аутсорсинговыми услугами в части хранения своих документов. Актуальна ли задача для всей системы?

— Давайте исходить из того, что размер офиса соответствует количеству сотрудников. Объем совершаемых операций и формируемых комплектов документов также пропорционален штату. То есть процент офисных площадей, занятых документами, везде примерно одинаков. Задача освободить офис, сэкономить на аренде, содержании помещений и обслуживающем архив штате является одинаково острой для большинства кредитных организаций: крупных и небольших, инновационных и консервативных. Но экономия здесь не единственный стимул.

Немаловажным аспектом является безопасность: в архивохранилищах аутсорсинговой компании документам обеспечивается нужный климатический, противопожарный и охранный режим, доступ жестко регламентирован.

— Существуют ли риски несанкционированного проникновения и кражи банковского документа?

— Здесь срабатывает интересный организационный момент. Если злоумышленник проникает в архив банка, он априори знает, что тут хранятся документы именно этого банка. В аутсорсинговых хранилищах документы десятков организаций хранятся в одинаковых, обезличенных коробах. Проникнув на территорию, злоумышленник увидит 100 000 идентичных коробок, которые отличаются лишь штрих-кодами. Найти конкретные документы без доступа к защищенной учетной системе невозможно. К слову, это и защита от внезапных выемок.

— А как обстоят дела с конкуренцией?

— Как банки борются за клиентов, развивая клиентские сервисы, так и аутсорсер борется за банк, НПФ, страховую компанию или микрофинансовую организацию, улучшая качество обслуживания.

С точки зрения хранения коробов с документами, мало что поменялось за последние 20 лет. Разве что используются новые материалы и оборудование. Борьба за клиента во внеофисном хранении, как и в банках, идет на поле информационных технологий.

Для ЭЛАР опыт в сфере IT стал реальным преимуществом. Для многих компаний на этом рынке хранение архивных документов — основа бизнеса. Многие так себя и называют — «архивная компания». Имеют в собственности или арендуют складское помещение, ставят там стеллажи и, фактически, предоставляют заказчикам возможность разместить у них документы за небольшую плату. Прибыль небольшая, поэтому на реальные новации ее обычно не тратят.

А мы шли от IT. И вкладываем в свое внеофисное хранение опыт оцифровки, создания учетных систем, корпоративных порталов, RFID-технологий. Для нас это менее затратно.

На российском рынке есть и зарубежные архивные компании. Но, что интересно — они уже давно построили идеальную для себя с точки зрения издержек и ответственности модель услуг. Это в основном консервативная модель с типовым договором, часто просто переведенным с английского, по условиям которого риски компании сведены к нулю. Новые сервисы ломают эту гармонию, поэтому компании предпочитают не реформировать их, а развиваться вширь за счет демпинга.

— Удалось ли вам интегрировать эту «бумажную» услугу в современные, оперативные банковские процессы?

— Если нужно хранить документы долговременно, без доступа к ним, архивное хранение — действительно хороший вариант, поскольку аутсорсер обходится минимальным обслуживающим штатом и может предлагать действительно низкую стоимость.

К сожалению, такая ситуация — редкость. Заказчики заинтересованы в том, чтобы вообще не накапливать бумагу в офисе, но пользоваться ей в текущей деятельности. То есть аутсорсер должен быть готов быстро найти конкретный короб среди 100 000 таких же и доставить документ заказчику в установленный срок. В этом и заключается внеофисное хранение — услуга, являющаяся неотъемлемой частью бизнес-процесса. В банковской сфере эта интеграция, пожалуй, самая глубокая.

— В каком смысле глубокая? Вы имеете в виду зависимость компании от услуг аутсорсера, и, соответственно, сложность разрыва отношений, или количество и адаптированность предоставляемых сервисов?

— Как вы правильно заметили ранее — во главу угла ставится оперативность. Практически все разрабатываемые клиентские сервисы направлены на решение именно этой задачи.

Например, многие архивные компании принимают от заказчика заказы на доставку только в бумажном виде. Но ведь это нонсенс — тратить время и деньги на внутреннюю процедуру. На самом деле и пересылка скан-образа заказа по электронной почте — не лучший вариант. Оператору все так же придется совершать ручные операции, чтобы получить информацию учетной системы о расположении нужного короба в архиве. Ручной труд всегда повышает стоимость услуги. У нас есть полноценный «Личный кабинет» заказчика, где он может онлайн отметить нужные дела и заказать их доставку в том или ином виде. Складская система мгновенно высвечивает ответственному сотруднику топологию нужных коробов и запускает процесс доставки.

Доставку тоже можно ускорить. Если сотрудникам банка не нужен оригинал документа, гораздо быстрее и дешевле доставить электронную копию. ЭЛАР занимается оцифровкой уже больше 20 лет, поэтому мы оборудуем хранилища профессиональными участками оцифровки, причем можем сканировать и сшитые документы. Отсканированные копии заказчик получает в том же «Личном кабинете», где имеется защищенный сервис хранения на базе российской ЕСМ-платформы.

У этого подхода есть еще одно преимущество: повторное обращение к электронному документу бесплатно. В отличие от бумажного документа, который снова пришлось бы искать в архиве. Кстати, все сервисы «Личного кабинета» бесплатны.

— Но ведь среди банковских документов есть и открытые дела, в которые нужно добавлять новые документы. Такое возможно?

— Вот мы и возвращаемся к тому, с чего начали сегодняшний разговор — клиентским досье. Это как раз «живые» документы, для которых применяется особый формат услуг. Штрих-кодом помечается не только каждый короб, но и дела (досье) в нем. То есть по требованию банка наш сотрудник находит досье и вынимает или добавляет документ в него. Можно, конечно, помечать штрих-кодом и каждый отдельный документ в досье, чтобы регистрировать и отображать в системе его изъятие. Но это вопрос доверия, так как в любом случае все работы осуществляются отдельными сотрудниками ЭЛАР в рамках соглашений о конфиденциальности.

— А если клиент выставит какие-нибудь свои, индивидуальные требования, может ли внеофисное хранение быть адаптировано под него? Каков предел гибкости услуги?

— Здесь, скорее, стоит говорить о гибкости ЭЛАР, как поставщика услуг. Во внеофисном хранении каждый новый проект отличается от предыдущего, иногда — значительно.

Например, для некоторых самоцель — полный перенос данных в информационные системы с уничтожением бумаги. В этом случае внеофисное хранение — промежуточный этап, позволяющий получить дополнительную экономию и удобство: ни одного лишнего документа, ни одного сотрудника сканирования в офисе.

Возможен другой вариант, которым активно пользуются компании с большим количеством «первички», а также переходящие на модель работы по принципу ОЦО. Сотрудник филиала клиента нажимает кнопку на сканере, и скан образ тут же передается в нашу инфраструктуру «облачного процессинга». Мы в течение нескольких минут индексируем документ и загружаем данные в учетную систему клиента. Бумага сразу же укладывается в короб и позже передается нам на хранение с уничтожением по истечении установленного срока.

Таким образом, благодаря постоянному штату операторов индексирования, можно обрабатывать любые документы, даже рукописные. Образующиеся электронные копии сохраняются в облачном хранилище и доступны клиенту. Вариаций услуг огромное множество.