ECM-системы — решение проблем лоскутной автоматизации

Об особенностях внедрения ECM-систем в государственных органах рассказывает менеджер по продажам компании IBM

Дмитрий Лактионов

Не секрет, что рано или поздно многие госструктуры сталкиваются с ситуацией, когда повышение эффективности выполнения регламентов требует помимо автоматизации документооборота внедрения информационных систем взаимо­действия внутри организации и за ее пределами. По прошествии времени такие системы накапливаются, возникают трудности, связанные с их взаимной интеграцией, теряются данные, появляются сложности с управлением процессами, одним словом, проблемы, которые являются следствием так называемой "лоскутной автоматизации".

Отсутствие возможности полноценно управлять информацией и процедурами в организации являет­ся мощным толчком к внедрению техно­логий, позволяющих повысить эффективность, оптимизировать деятельность на основе электронных административных регламентов и выполнить требования законодательства. Наиболее оптимальным решением данной задачи на сегодняшний день стало внедрение ECM-систем.

В частности компания IBM создатель ECM‑системы IBM FileNet — отмечает три приоритетные области в госсекторе, требующие внедрения подобных технологий. В первую очередь, это автоматизация внутренних задач по работе с документами. Ко второй области относятся вопросы автоматизации процессов взаимодействия госструктур — межведомственный документооборот и контроль исполнения поручений. Третья и самая важная область затрагивает воп­росы оказания электронных государственных услуг для граждан и юридических лиц (справки, лицензии, разрешения, выписки и т.д.).

ECM-системы служат фундаментом всей IT‑инфраструктуры организации вне зависимости от ранее проводившихся внедрений. Системы управления информацией способны интегрироваться с любыми унаследованными системами — будь то СЭД, кадровые или бухгалтерские системы. С ростом потребностей учреждения ECM-системы позволяют создавать необходимое количество приложений для автоматизации и управления контентом, выстраивания контролируемых административных процессов, организации доступа и обмена информацией с внешними источниками данных.

Внедрение ECM-систем несет за собой ряд преимуществ. Во-первых, повышается прозрачность и контролируемость административных процедур. Во-вторых, сокращается время, затраченное руководителями на принятие решений и количество рутинных операций для сотрудников ОГВ. В-третьих, ECM-системы обеспечивают конт­роль доступа к документам строго в соответствии с политиками безопасности и, как следствие, конфиденциальность работы с документами.

Особо стоит отметить, что развертывание ECM‑приложений происходит в рамках одной платформы, что влечёт за собой минимизацию инвестиций, затрат на оборудование, затрат на обучение сотрудников, исчезает вопрос интеграции отдельных решений, так как единая платформа и данные доступны любому пользователю при наличии соответствующих прав доступа.

ECM-системы ориентированы на работу в средах Internet/Intranet, что позволяет плодотворно осуществлять деятельность не только со стацио­нарного компьютера, но и удаленно, находясь в командировке, отпуске и т.д. Таким образом, реализуется основная задача информатизации общества, создания электронного правительства и концепции электронной государственной услуги — четко и оперативно реагировать на зап­росы граждан.