Дублирующий, но не альтернативный?

Электронный документооборот набирает силу, но бумажные документы остаются важной частью бизнес-процессов. Столь единодушного мнения придерживаются все участники круглого стола "Сканирование и процессы электронного документооборота", организованного редакцией портала ECM-Journal.

"Сегодня огромный объём корпоративных данных всё ещё хранится в виде бумажных документов. Папки, скоросшиватели и кипы бумаг, по-прежнему, наводняют офисы по всему миру", – делится своими наблюдениями Клаус Шульц, руководитель отдела по маркетингу продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions. По мнению менеджера по развитию бизнеса Canon Елены Бакулиной, электронный документооборот часто является дублирующим, а не альтернативным инструментом, и поэтому даже первоначально электронный документ переводится в бумажный вид. Благодаря тому, что документооборот остаётся электронно-бумажным, жизненно необходим унифицированный процесс обработки документов. "Переход на электронный документооборот постепенно набирает силу.

Этот процесс довольно болезненный, потому что касается не только внутренних документов организации, но и входящих документов, то есть организации придётся обрабатывать документы разного вида и формата в режиме реального времени. Упростить данную процедуру можно, внедрив универсальную технологию обработки документов и типизировав процессы обработки", – считает директор по маркетингу корпорации ЭЛАР Павел Плотников.

Если говорить о выборе документного сканера, то, по мнению представителя Canon, организация централизованного сканирования уместна в случае, когда получение электронных имиджей может быть отсрочено во времени, а документов значительное количество (например, при проведении ретроконверсии, создании электронного архива). Для определённых сценариев оптимальным будет, наоборот, децентрализованное сканирование. "Например, при подготовке документа для его согласования в СЭД, работе фронт-офиса кредитного отдела банка или отдела урегулирования убытков в страховой компании более удобным будет использование персональных устройств или сканеров, рассчитанных на работу группы сотрудников", – делится советом Елена Бакулина. Сходной точки зрения придерживается и Клаус Шульц: "Как правило, лучше всего сканировать бумажные документы там, где они создаются и хранятся".

Мнение представителя ЭЛАР несколько отличается от точки зрения его коллег: "Большинство компаний сходятся на том, что централизованная обработка документов намного удобнее. Примером тому служит соз­даваемый сейчас ОЦО – объединённый центр оцифровки промышленной организации. Корпорация ЭЛАР участвовала в создании такого ОЦО "Сибирской угольной энергетической компании" (СУЭК). Создание такого цент­ра обработки обусловлено тем, что когда холдинг, в который входит несколько компаний или компания, состоящая из нескольких департаментов, переходит на электронный документооборот, гораздо удобнее и эффективнее собрать все бумажные документы в одном месте, оцифровать их и загрузить в систему, чем заниматься этим децентрализовано.

Применение персональных сканеров оправдано только в учреждениях, где обрабатываются однотипные документы: налоговых службах, канцеляриях, так как там не приходится постоянно менять настройки и профили. В обычных условиях работы офиса применение сканеров рабочих групп более целесообразно".

Клаус Шульц отметил, что сегодня технологии оптического распознавания символов и меток активно развиваются. "Такие технологии, как ADRT (адаптивное распознавание текста), поз­воляют распознавать структуру и контекст документов, включая заголовки и сноски. Ещё одно перспективное направление – это разработка подхода, который позволил бы электронной системе не просто извлекать данные, но и "понимать" информацию, содержащуюся в документах, и направлять её на дальнейшую обработку в тот или иной процесс. Наша концепция сканирования в бизнес-процессы органично вписывается в эти тенденции", – сказал представитель PFU Imaging Solutions.

Павел Плотников также считает, что новые средст­ва распознавания графических образов должны быть более интеллектуальные: "Распознавание рукописных текстов отойдёт на второй план, так как такие тексты будут встречаться всё реже и реже. Что касается печатных документов, активное развитие коснётся распознавания пакетов, содержащих несколько типов документов. Суть заключается в том, чтобы обработать, отсканировать и проиндексировать, к примеру, не отдельно накладные, счета-фактуры и акты, а весь пакет бухгалтерских документов автоматически. Система должна распознать тип документа, определить в нем количество строк и загрузить эту информацию в учётную систему. Исходя из этих же задач, OCR-системы должны интегрироваться с одной стороны со сканирующим оборудованием, а с другой, с системами документооборота. OCR-системы должны формировать полноценные xml-файлы, индексировать пакет документов и выдавать единый индексный файл на весь пакет, а не на отдельную страничку".