«Дайте мне точку опоры….», или как Enterprise Content Management управляет всем

Пока цифровая эпоха наступила не в полной мере

Более четверти века российские организации стремятся перевести свои рабочие процессы в цифровой формат и оперировать данными и электронными документами. Сегодня эксперты оценивают уровень «цифровой зрелости» компаний и учреждений, отмечая постепенный рост использования электронного обмена информацией.

Аналитики  IDC Russia[1] в своем недавнем исследовании обозначили, что в России постепенно сокращается значение распечатываемых на бумаге документов. В 52% компаний отмечается движение в сторону цифровой модели работы, предполагающей электронные документооборот и взаимодействие, интеграцию бизнес-приложений и т.д. Однако, по оценкам  экспертов, в российском бизнесе и госсекторе количество бумажных документов либо сходно с количеством электронных, либо далеко превосходит его.  Еще один показатель перехода на цифровые рельсы – положение юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). С 2013 года у компаний появилась возможность обмениваться с контрагентами электронными счетами-фактурами, но к текущему моменту количество перешедших на ЭДО составляет чуть более 7%. Многим крупным компаниям приходится работать по комбинированной схеме с превалирующим бумажным документооборотом.

Такова реальность, и применять для ее изменения революционные методы, сегодня мало кто готов, несмотря на всеобщее декларирование цифровой экономики. А вот встраивать бумажные потоки в цифровую модель управления возможно уже сейчас. С практической точки зрения это сулит экономию и оптимизацию работы подразделений. Со стратегической – реальную и быструю трансформацию управления. При этом нет необходимости изобретать и пробовать какой-то новый, специальный, инструментарий. Достаточно в полной мере использовать сервисы, которые всегда шли рядом, но, кажется, прежде не пересекались.

Документы и данные как услуга

Традиционно за управление электронными документами  и их хранение на предприятиях и в госсекторе отвечают электронные архивы, внедренные на базе платформ Enterprise Content Management (ECM). Документы автоматически обрабатываются, вводятся в ECM, где хранятся централизованно и надежно. Прочие информационные системы содержат в себе только данные – благодаря интеграции с электронным архивом они «избавлены» от необходимости хранить тяжелые электронные документы и сканы, а пользователи приложений могут легко получить доступ к необходимым документам. О таких важных задачах как обеспечение  целостности и достоверности электронных документов и данных, исключение дубликатов и контроль комплектности, можно не беспокоиться – их автоматически решает ECM. Благодаря централизованному управлению справочниками организация успешно оперирует как актуальной, так и исторической информацией.

Однако, поток бумажных документов по-прежнему требует внимания. Бумажные документы – это источник данных, которые нужно вводить в различные информационные системы. Заменить полностью бумажные оригиналы электронными копиями сегодня нельзя, в том числе в силу законодательства. Например, несмотря на использование автоматизированного учета в бухгалтерии, специалистам необходимо обращаться именно к бумажным оригиналам документов в силу самых разных причин.  Оригиналы необходимо хранить согласно их жизненному циклу, обеспечивать сотрудникам эффективный поиск в бумажном массиве и регламентированный доступ к документам. Едва ли не каждая организация регулярно сталкивается с проблемой, когда документы, аккумулируемые и  хранящиеся в одном подразделении, востребованы для бизнес-процессов других отделов.

Иными словами, масштабы задач по управлению бумагой в любой компании космические, и для решения этих задач требуется системный подход – такой же, с каким ECM управляет электронной информацией. Необходимо, чтобы бумажные документы пребывали в актуальном состоянии, были надежно защищены, легко и быстро находимы  и мгновенно доступны. Сегодня это не только возможно, но и целесообразно, если прибегнуть к аутсорсингу у подрядчика, который реализует комплексные проекты  по управлению документами и внедрению решений на базе ECM.

Синергия

Корпорация ЭЛАР обрабатывает бумажные потоки документов, извлекая из них актуальные данные и загружая в информационные системы (компания более 25 лет занимается оцифровкой документов для бизнеса и госсектора и обладает крупнейшей производственной площадкой в Европе). Обработка может идти по разным сценариям. Например, документы сканируются, индексируются, и извлеченные сведения предоставляются либо в формате базы данных для загрузки в информационную систему, или непосредственно в нее вводятся. Для индексирования подбирается индивидуальное решение в зависимости от характера массива – используется широкий спектр программ и алгоритмов извлечения данных, ручная  ретроконверсия. Ограничений по формату и качеству, документов,  а также ограничений на обработку  конфиденциальной и грифованной информации, у ЭЛАР нет. Электронные копии документов уходят в электронный архив, интегрированный с информационной системой. Таким образом, сотрудники организации могут работать с данными и  иметь доступ к электронным копиям документов.  Если организация работает только с данными, цифровые копии документов в процессах не нужны, а вот бумагу хранить необходимо в соответствии с жизненным циклом документов, осуществляется только ретроконверсия.  Бумажные оригиналы отправляются на внеофисное хранение ЭЛАР. BOX.

Классическое внеофисное хранение документов ЭЛАР трансформировал до высокотехнологичного сервиса, который также может включать оцифровку документов и ECM-платформу на базе собственного ПО ЭЛАР Контекст. Если возникнет необходимость доступа к документам, которые хранятся дистанционно, специалисты организации смогут работать через систему электронного архива. При ее интеграции с другими ИТ-приложениями, сотрудники будут «заказывать» документы из интерфейса CRM (Customer Relationship Management), АБС (Автоматизированная банковская система), СЭД (система электронного документооборота) и др.  Сегодня ЭЛАР берет на полный аутсорсинг абсолютно все процессы управления документами. В состав комплекса услуг входит даже разветвленная служба курьерской доставки, которая собирает и доставляет документы для обработки из почтовых отделений и других источников.  То есть, уже на входе документов в организацию реализуется концепция безбумажного офиса.

Эффект от взаимодействия  и слияния профессионального управления документами и ECM получается поистине синергетическим – результативность определяемых документами процессов повышается во много раз. Так ECM выводит управление информацией на новый уровень.