Архив в цифрах

Согласно исследованию Международной ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), в среднем 7,5% всех бумажных документов теряются в офисах, а 3% оказываются не на своих местах.

Потеря бухгалтерских документов может привести к плачевным последствиям: штрафы, проблемы при проведении аудиторских проверок, отрицательная репутация компании и риск утраты связей с деловыми партнерами.
В середине 2010 года руководством Объединенной металлургической компании (ОМК) было принято решение о реализации проекта "Электронный архив". Его суть — создание распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища договорной и первичной бухгалтерской доку­ментации с одновременным изменением бизнес-процесса обработки бухгалтерских документов.

Система "Электронный архив" имеет неоспоримые преимущества: сокращение времени и трудоемкости передачи документации, кардинальное изменение и ускорение бизнес-процесса обработки документов, быст­рый поиск и оперативное получение необходимых подборок документов, рост эффективности труда учетных работников.

В качестве основного подрядчика по проекту была выбрана корпорация "ЭЛАР" с архитектурным решением "Саперион", которое является централизованным электронным хранилищем данных с единой контролируемой политикой управления и доступа сотрудников; возможностью просмотра всех первичных документов, связанных с оформлением каждой финансово-хозяйственной операции; быстрым электронным поиском и формированием подборок документов во время любых видов проверок.

С ноября 2010 года началось внедрение и одновременно опытная эксплуатация системы "Электронный архив" в Центре учета московского региона ООО "ОМК-аудит" на базе нес­кольких юридических лиц, входящих в бизнес-единицу ОМК-ЭкоМеталл.

С 1 января 2011 года документы 15 юридических лиц московского региона обрабатываются в электронном (оцифрованном) виде в цент­рализованных точках приема документов.

При поступлении документа в Службу работы с заказчиком выполняется штрихкодирование при необходимости (документы, распечатанные из учетных систем, уже имеют штрихкоды), предварительная регистрация — внесение информации о сотруднике, ответственном за данный документ, считывание штрихкода с помощью ручного сканера для автоматического определения даты поступления. Для каждого документа сотрудниками Службы работы с заказчиком заполняется карточка с основными атрибутами. Далее скан-образ документа передается по электронным каналам непосредственно сот­руднику учетного центра, который и осуществляет операции в системе на основании образов первичных документов. Это означает, что напрямую из учетной системы можно просмотреть первичные документы-основания для операции. Также сканируются и помещаются в электронный архив договорные документы, а юридическим службам предоставлен доступ в систему.

Внедрение проекта на Выксунской площадке началось с 1 апреля 2011 года с поэтапного перехода к электронной обработке первичных документов по нескольким юридическим лицам. В течение последующих нескольких месяцев осуществлен пуск архива на всех предприятиях, бухгалтерский учет в которых ведет нижегородский филиал ООО "ОМК-аудит" (14 компаний). С1 октября планируется запуск на ЛПК, до 31 декабря 2011 года — на ОАО "ВМЗ".

На данный момент к системе подключено 183 пользователя в Москве и Выксе — это в основном сотрудники бухгалтерских, финансовых и юридических служб ОМК. В августе 2011 года открыт второй этап проекта, в результате которого будет реализовано тиражирование системы электронного архива в ОАО "Трубодеталь" и ОАО "Альметьевский трубный завод".

Ожидается, что полное внедрение системы завершится в первом полугодии 2012 года, но положительные результаты очевидны уже сейчас. Динамично изменяется бизнес-процесс работы учетного центра, со столов бухгалтеров исчезло огромное количество бумаг и папок, возможен быстрый поиск нужного документа по заданным параметрам. Значительно повысилась сохранность документов. В ходе реализации проекта "Электронный архив" сформирована группа единомышленников, которые уже заглядывают в будущее. Ведутся работы по поиску решений в области электронного обмена документами и счетами-фактурами с контрагентами, обдумываются возможности создания электронной комнаты первичных документов для внешних пользователей (поставщиков, покупателей) через WEB-интерфейс.