Страховое микрофильмирование, или нецелевое расходование бюджетных средств?

В теме создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, многоаспектной и сложной, есть один особенно напряжённый вопрос. Речь идёт о микроформах, изготовленных с электронных копий бумажных документов.

Всех надёжней, всех прилежней

Российская архивная сфера всегда проявляла здоровый консерватизм во всех своих процессах. Хранение исторической памяти — штука серьёзная, суеты и популизма не терпит. Законодательной основой проведения страхового копирования является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Эта норма реализована в соответствующих разделах «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утверждённых приказом Министерства культуры РФ в 2009 году.

Напомним:

• Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее — страховой фонд) создаётся в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.
• Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

У микрофильмирования долгая и славная история. Массово и всемирно архивы практикуют создание страхового фонда документов с помощью микрофильмирования с 1950-х годов ХХ века. Копия документа на микрофильме человеком воспринимается непосредственно. Микрографические носители являются единственным общемировым стандартом долговременного хранения документации. Гарантированная сохранность таких копий составляет порядка сотни лет, хотя проверить это трудно. Микроформу можно легко посмотреть на специальных читальных аппаратах, и даже используя обыкновенную лупу. Невозможность изменения информации на микроформе обеспечивает копиям легитимность и аутентичность. В случае утраты бумажного оригинала, документы на микроформах признаются на правах подлинника.

Работа по страховому копированию проводится в плановом порядке на основе технологических регламентов и ГОСТов, в числе которых:

ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»

ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»

ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения»

Особо выделим Межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101‑93 «Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учёта, хранения и применения».

Страховой фонд электронных документов

В отношении электронных документов, конечно, тоже должна существовать технология, с помощью которой будет создаваться страховой фонд. В частности, в Положении о Едином российском страховом фонде документации (ЕР СФД) (Постановление Правительства РФ от 26.12.1995 г. No1253-68) допускается запись массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко-культурной и другой документации, относящейся к ЕР СФД, не только на микрографических носителях информации, но и электронных.

Однако вопрос обеспечения гарантированной сохранности и доступности для будущих поколений культурного и интеллектуального наследия в цифровом виде пока остаётся открытым. Мы все знаем о том, как часто и быстро меняются и устаревают поколения цифровых носителей и поддерживающие их платформы. Есть ли выход? Да, всё тот же аналоговый носитель — микрофильм. Замены ему человечество пока не придумало. Именно для того чтобы переносить электронную информацию из компьютера на микроформы, были в начале 70-х годов прошлого века разработаны COM-системы.

Как они работают? Электронный документ состоит из набора битовой информации, которая может быть закодирована в виде двухмерного штрихкода, состоящего из информационных точек, а затем преобразована в двухмерное растровое изображение. «Изображение при помощи COM-системы сохраняется на микрофильме. При необходимости восстановления информации штрихкодовые данные считываются с микрофильма сканирующим устройством, а затем декодируются, в результате чего происходит восстановление оригинального электронного документа. Значение этой технологии заключается в том, что впервые появилась теоретически обоснованная и технологически реализуемая возможность долгосрочно сохранять на микрофильме любую цифровую информацию и документацию». ¹

Практика применения COM-систем для создания страхового фонда копий электронных документов является общемировой. С некоторыми нюансами, конечно. Например, COM-системы проекционного типа, в которых электронный образ проецируется на экран, а затем на плёнку, создают точную копию электронного документа на микрофильме. А вот в лазерных COM-системах из-за дискретности изображения оптическая плотность страдает. В любом случае, повторяем, COM-системы используются для создания страхового фонда копий электронных документов, не имеющих бумажной основы.

О чём молчат маркетологи?

Каким же образом СOM-технологии вдруг стали применяться в российских архивах для создания страхового фонда бумажных документов?

Желание архивистов понятно — отсканировав дело 1 раз, его можно изъять из обращения и законсервировать. А электронный образ можно использовать и как фонд пользования, и как источник для создания страхового фонда, забывая при этом, что в России нет нормативно-правовых актов, в которых электронная копия бумажного ( пергаментного, кожаного и др.) документа признаётся на правах подлинника.

А маркетологи и продавцы COM-систем удачно воспользовались магической лексикой современности. Такими словами, как «автоматизация процесса», «высокая скорость», «быстрота», «получение дополнительных преимуществ». А поскольку мы все находимся в этом информационном шуме, то и подобные слова подчас действуют на нас как заклинание.

Создание страховых копий с помощью цифрового микрофильмирования с бумажных документов пропагандируется как более быстрая и простая технология по сравнению с классическим микрофильмированием. Технология будущего. Оригинал единожды сканируется, а полученный графический файл автоматически выводится на микроформу.

COM-системы способны экспонировать пленку со скоростью до 60 кадров/мин, а микрофильмирующая камера — со скоростью не более 5-6 кадров/мин.

«Побочным продуктом СОМ-технологии являются электронные образы документов. Однако эти электронные образы можно использовать для пополнения электронного фонда пользования. С другой стороны, возможен и обратный процесс — использование уже имеющихся электронных ресурсов для создания страхового фонда на микрофильмах. Таким образом, внедрение СОМ-технологии в архивах для создания СФД отлично встраивается в уже существующие информационные процессы и происходит в мягком режиме, без глобальных перестроек». ²

Адепты цифрового микрофильмирования молчат о такой особенности COM‑систем, как невозможность создания страховых копий с документов форматом более А3. Эти документы неизбежно будут разбиваться на части и подвергаться дополнительной обработке. Помалкивают и том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является первая копия оригинала и вторая копия с неё же. И, тем более, забывают, что все вышеуказанные стандарты не распространяются на микрофильмы, изготовленные на устройствах вывода информации из ЭВМ, т.е. на СОМ-системах.

И, наконец, самое главное — обеспечение юридической значимости страховых копий документов, созданных с помощью COM‑технологий. Маркетологи и продавцы не упоминают о том, что в процессе перевода документов в цифровой формат и последующей обработки электронных образов, в последние могут быть внесены какие угодно изменения. Как гарантировать аутентичность таких копий с копий? Никак. Во время подготовки мы беседовали с директорами Московского научно-технического центра «Регион» Владимиром Критаровым. Отмечая, что на предприятии для создания страховых фондов документации используются СОМ-системы, Владимир Григорьевич подчеркнул, что для создания страховых копий архивных документов на бумажной основе цифровое микрофидьмирование не приемлемо.

Вопрос открытый?

Похоже, с созданием страховых копий архивных документов на бумажной основе технологический прогресс сыграл такую же злую шутку, как и многими другими профессиональными и бытовыми процессами нашей жизни. Скорость выше, а результат сомнителен. И словесные «мантры» про автоматизацию и быстроту оказались более действенными, чем понятие юридической значимости. Более надёжными и весомыми, коли в российских архивах для создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации используются COM-системы.

Приведём выдержку из доклада начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учёта документов Росархива Г. А. Хабибулиной на НМС архивных учреждений Приволжского федерального округа в 2014 году. «Перспективы работ по страховому копированию связаны с внедрением в практику архивных учреждений современных электронно-микрографических технологий. COM-технология позволяет сочетать использование микрографической и цифровой технологии соответственно для создания страховых копий и копий фонда пользования. Однако проблема заключается в том, что в соответствии с отраслевыми нормативами страховой копией для документов на бумажной основе является первая копия оригинала. В COM-системах, как известно, изготовление негативных микроформ включает не 1, а 2 этапа — изготовление цифровых копий с документов на бумажной основе, т.е. электронной копии документа, с которой затем изготавливается негативная микроформа. В этой связи, НИИ Репрографии, являющийся организацией, определяющей технологию и методологию создания ЕРСФД в масштабах страны, подготовил национальный стандарт ГОСТ РО 0033-006-2013 „ЕР СФД. Микрофильмы страхового фонда, изготовленные с электронных документов. Общие технические требования и методы контроля“, утверждённый приказом Росстандарта № 3-ст РО от 14.10.2013. В указанном стандарте, который вводится в действие с 1 января 2015 г., аналоговую копию, изготовленную на микрографическом носителе в COM-системе с цифровой копии архивного документа на бумажной основе, или с электронного архивного документа, можно использовать в качестве страховой копии этого документа. В перспективе стоит задача подготовки дополнений к действующим Правилам и инструкциям в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования на традиционных и электронных носителях». ³

Необходимо отметить, что указанный ГОСТ имеет ограничение по применению и является документом ДСП. В этой связи даже посмотреть на него одним глазком можно только с разрешения ФСО. Отчего такая секретность?

Прояснить ситуацию и узнать, какова же сегодня официальная позиция Росархива в отношении создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации с помощью COM-систем, и ждать ли изменений в регламентирующие документы, нам пока не удалось. Рискнём предположить, что никогда электронные копии бумажных документов, равно как и сделанные с цифровых копий микроформы, не будут признаны документами на правах подлинника. А создание в архивах микрофильмов страхового фонда с электронных образов бумажных документов было и будет нецелевым расходованием бюджетных средств.