Оснащение архива: экономим на хранении

Илья Веригин Говоря об архиве, мы подразумеваем груды бумажной документации, сопровождающей управленческую и функциональную деятельность любой организации.

Причин накопления документации несколько. Законодательство, в последнее время всё больше ужесточающее ответственность за сохранность документов.  Корпоративные  стандарты, зачастую  предъявляющие  избыточные требования к срокам хранения, особенно в отношении финансовой документации. Желание каждого принимающего решение сотрудника обезопасить себя «бумажкой», в результате чего шкафы в кабинетах ежедневно пополняются новыми папками и делами, часто на 80% состоящими из ненужных копий.

Пример из личной практики: компания ТЭК, которая только на 20-м году своего существования задумалась о создании корпоративного архива. А побудил её к этому выявленный аудитом факт, что около 50% помещений центральных офисов занято шкафами с бумагой.

Что это означает в переводе на деньги, понять не сложно: аренда и содержание каждого оккупированного бумагой квадратного метра стоит столько же, сколько и любого другого метра офисного пространства. А проведение архивной обработки с целью систематизации документов и избавления от ненужных копий может в 2-3 раза сократить объём документации. Особенно эта задача актуальна для договоров, копии которых обычно множатся в каждом задействованном отделе.

В последнее время всё чаще стала применяться следующая тактика: под архив выделяется помещение со значительно меньшей арендной платой. Туда свозится весь текущий архивный фонд и организуется регулярная сдача архивной документации из подразделений, а в случае истребования архивный работник в определённый регламентом срок обязан переслать документ заказчику — оригинал или электронную копию. Так практически всегда поступают крупные корпорации, органы государственной и муниципальной власти.

Но даже если никуда вывозить документы вы не собираетесь, и хотите организовать архив в том же здании, где работаете, вам придётся адаптировать помещение под задачи хранения. Помимо «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ», существует множество различных ГОСТ, СНиП, СанПиН и ТУ, описывающих требования к планировке, температурно- влажностным режимам и пожарной безопасности архивохранилищ.

Поэтому организация архива всегда является задачей комплексной, и её решение требует компетенций как в строительстве, так и в сфере управления  документами.

Для экономии средств и гарантии качества выбирайте исполнителя, способного оказать полный комплекс услуг, начиная с профессионального проектирования   помещений.

Дабы не обрекать себя на синхронизацию нескольких направлений работ и подрядчиков, что обычно приводит к удорожанию проекта и снижению итогового качества, обращайте внимание, может ли исполнитель предложить полный комплекс услуг, а именно:

• Разработать  эффективные планировочные решения и подготовить проектную документацию к ним с соблюдением баланса между максимальной   компактностью хранения и удобством доступа к документам. Подобные работы требуют членства и сертификации в СРО проектировщиков и строителей.
• Спроектировать и реализовать пожарную и охранную сигнализации, а также систему автоматического пожаротушения, где сегодня практически безальтернативно применяются газовые установки. Произошло это благодаря эволюции используемых в них инертных газов — хладонов, которые стали безвредны для человека и атмосферы, что сняло множество ограничительных условий к установке систем.
• Разработать эффективную схему организации воздухообмена и внедрить систему обеспечения микроклимата и  температурно-влажностного  режима хранения документов. В зависимости от размера и планировки помещения может применяться различное оборудование — от простых систем кондиционирования до прецизионных комплексов  поддержания  микроклимата с точностью до долей градуса.
• Подобрать действительно современные и эстетичные материалы отделки, отвечающие требованиям пожарной безопасности и эксплуатационным характеристикам,   обеспечить установленное  электроснабжение.

И только после проведения всех подготовительных работ можно приступать к установке оборудования хранения.

Сегодня задачи сохранения значимой документации уже не являются финансируемыми по остаточному принципу. Для многих коммерческих организаций и органов государственной власти данное направление становится жизненно важным ввиду накопления уникальных  корпоративных  знаний, клиентских досье и реестров, роста штатной численности и финансовых оборотов, укрупнения бизнеса и увеличения количества контрагентов и т.д. И, конечно, серьёзным фактором является желание максимально быстро готовить подборки документов при истребовании контролирующими органами.

При грамотном и профессиональном подходе описанные выше решения помогут вам создать современный, эстетичный и функциональный архив организации.