Каким быть самостоятельному копированию документов в архивах

Напомню читателям, что в настоящее время Росархив разрабатывает проект нового Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ в части ограничения прав пользователей на копирование при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним. Пока документ не вступил в силу, Федеральное архивное агентство рекомендует следующее:

• услуга по копированию подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним техническими средствами пользователя оказывается за плату и включается в Прейскуранты работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями на платной основе
• услуга оказывается на основании договора, заключённого между архивом и пользователем, с указанием необходимого времени и объёмов копирования, а также используемого оборудования
• услуга оказывается в специально отведённом помещении, в присутствии архивиста, который контролирует сохранность подлинников и объёмы копирования.

Комплекс самостоятельного сканирования (КСС) архивных документов предназначен для предоставления гражданам возможности качественного и безопасного копирования. Терминал обеспечивает полный контроль процессов оказания услуги и состоит из профессионального планетарного сканера и ПО, отвечающего за администрирование и контроль сервиса, в том числе за управление оплатой и выдачей заказов.

Для сканирования бесконтактным способом в терминале установлена промышленная система, позволяющая получить изображения высокого качества и не навредить оригиналам. Устройство, как и его программное обеспечение, разработаны таким образом, чтобы ими мог пользоваться любой, даже не слишком технически подкованный человек.

Система Комплекса самостоятельного сканирования включает в себя два автоматизированных рабочих места — пользователя архива и сотрудника учреждения.

Пользователь знакомится с правилами работы КСС и заполняет анкету, данные с которой вводятся в систему архивистом. После регистрации на указанный в анкете адрес электронной почты высылается ссылка для доступа в «Личный кабинет». Адрес электронной почты пользователя является также паролем для активации терминала сканирования. Пользователь сканирует нужные документы, просматривает на мониторе сканера цифровые изображения, если нужно, удаляет лишние кадры. После того как сканирование завершено, пользователь нажимает кнопку «сохранить», и электронные копии отправляются в его «Личный кабинет».

Пока пользователь не оплатил свой заказ, копии публикуются в «Личном кабинете» в ограниченном варианте исключительно для контроля полноты данных: электронные изображения документов доступны в виде миниатюр без возможности их скачать и развернуть в полном размере. Оплатить заказ можно только после подтверждения возврата дела (сотрудник архива принимает его согласно листу использования и открывает доступ к оплате и выдаче заказа). Предусмотрено два варианта оплаты: с помощью банковской карты или электронного кошелька в «Личном кабинете», или в любом коммерческом банке по квитанции, которую можно сформировать и распечатать в «Личном кабинете» же. После электронного платежа изображения становятся доступными для полноценного просмотра и скачивания.

Сотрудник архива, или администратор КСС, полностью контролирует ход оказания услуги самостоятельного сканирования. Администратор регистрирует новых пользователей, открывает сеансы сканирования, определяет условия доступа и управляет списками пользователей. Он же отслеживает выполнение операций сканирования, т.е. подтверждает выдачу и возврат документов, разрешает оплату и скачивание изображений. В случае нарушения пользователем установленных правил, администратор может заблокировать сеанс сканирования, оплату и получение заказа.

Система ведёт статистику обращений и предусматривает формирование отчётности по различным параметрам: по времени работы, перечню использованных документов, поступившим платежам и др. Такая информация полезна при оценке эффективности оказания новой услуги и поступления дополнительного дохода.

Корпорация ЭЛАР сейчас планирует интеграцию комплекса с единым электронным читальным залом федеральных архивов (ЕЭЧЗ ФА) и порталом госуслуг. В таком варианте реализации системы архивы устанавливают в читальных залах только терминалы сканирования, которые подключаются к Сети и обращаются к единому серверу управления, находящемуся в инфраструктуре ЕЭЧЗ ФА. Архиву выделяется виртуальная страница управления услугой, где совершаются все основные действия по администрированию и контролю операций копирования материалов. Пользователь в рамках получения государственной услуги в архивном учреждении сможет воспользоваться сервисом самостоятельного сканирования, оплатить и получить изображения в «Личном кабинете» ЕЭЧЗ ФА.