Автоматизация работы госархивов: оптимальное решение

Для построения информационного общества и реализации идеи "электронного правительства" в России в 2010 году были разработаны и приняты ряд федеральных законов, регулирующих процесс оказания государственных услуг в электронном виде.

Едва ли не в большей степени, по сравнению с другими сферами госуправления, законо­да­те­льные изменения коснутся российских архи­вов, ведь именно они являются основны­ми хранителями­ накопленной обществом инфор­мации.

В частности, Федеральным законом № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" диктуется необходимость оказания государственных услуг в электронном виде в т.ч. и для архивных учреждений.

Принятый одновременно Федеральный закон № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" внес нововведения и в закон "Об архивном деле". Данный нормативный акт обязывает архивные учреждения принимать запросы от граждан и предписывает им ­необходимость обеспечения доступа к архив­ным документам посредством предоставления пользователю справочно-поисковых средств. Кроме того, теперь учреждения должны содействовать в получении гражданами подлинников и копий документов, в т.ч. электронных, путем дистанционного обращения к архивным докумен­там. Запросы также могут быть направлены в электронном виде.

Иными словами, государственные архивы должны предоставлять доступ к созданным электронным фондам пользования.

Для реализации государственной политики в области архивного дела корпорация ЭЛАР выработала три основных направления в сфере формирования решений для госархивов. Во-первых, наполнение научно-справочного аппарата, предоставление минимума электронной информации, которая позволяет полноценно оперировать данными, накопившимися за все время существования архивного фонда.

Во-вторых, создание электронных фондов пользования, то есть оцифровка наиболее востребованных материалов архива, которые необходимы юридическим лицам, государственным учреждениям, а также гражданам РФ при удовлетворении их гражданско-правовых запросов, подтверждении социального статуса, установлении генеалогии и т. д.

В-третьих, электронным фондом пользования ­необходимо управлять, разграничивать к нему ­доступ, делать возможным пользование им не только из читального зала архива, но и через сеть Интернет. Соответственно нужно решать проблему разработки систем управления электронными архивами.

Проработка этих трех направлений, по сути, обеспечивает полный комплекс услуг и решений для государственных архивов.

Чтобы сформировать комплексную систему ­автоматизации архивов, при которой разбросанная по профильным архивам или разрозненная территориально информация может стать дос­туп­ной, необходимо объединять в единый комплекс все системы управления. Если действовать в рамках запросов по темам госуслуг, предоставление которых возложено на государственные архивные учреждения, следует интегрировать эту систему с порталом государственных услуг.

Область применения возможностей системы управления архивным делом cубъекта РФ достаточно широка. С ее помощью можно проводить анализ состояния архивной деятельности источников комплектования, осуществлять сквозной контроль деятельности архивных учреждений, организовать формирование Архивного фонда региона. Кроме того, система позволяет информировать органы власти, организации и граждан о составе и содержании документов Архивного фонда, а также проводить единую государственную политику в области организации учета, хранения, комплектования и использования архивных документов на территории субъекта РФ.

Обеспечение доступа к оцифрованным документам архивного фонда субъекта РФ осуществляется через региональный центр хранения данных и Интернет-портал (РЦХД), которые представляют собой объединенный информационный ресурс открытого доступа государственных архи­вов региона. Через него устанавливается взаимодействие с органами власти в части предоставления индикативных показателей, на­п­рав­лений и результатов деятельности архивной службы. А получение информации об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы содержится на интернет-портале архивной службы субъекта РФ. На страницах этого же портала можно ознакомиться с региональной зако­нодательной базой в области архивного дела, подать запрос в архивное учреждение, получить доступ к электронному научно-справочному аппарату, произвести поиск и заказ документов в электронном виде, а также получить сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями.

Использование архивного электронного информационного ресурса дает учреждению ряд преимуществ. Так, граждане и организации получают возможность реализовать свое право на получение информации. Архивисты, в свою очередь, могут в течение считанных секунд осуществить поиск архивной информации в централизованной базе данных. Также они могут больше не беспокоиться за сохранность оригиналов документов, поскольку доступ к ним значительно ограничивается.

В результате внедрения автоматизированной информационной системы "Управление архивным делом" (АИС УАД) удается объединить локальные данные органа управления и государственных архивных учреждений региона в единую корпоративную базу данных, взаимодействующую с системой электронного документооборота правительства субъекта РФ, используя существующую сетевую инфраструктуру органа государственной власти.

Региональные, муниципальные и даже федеральные архивы, которые территориально разобщены, нужно интегрировать не только с порталом госуслуг, но и с системами межведомственного электронного взаимодействия.

Такое решение актуально для ведомств, обращающихся за информацией в архивный фонд с целью предоставления электронной госуслуги.

В рамках отдельного региона необходимым решением может стать единая система Электронного архива, которая разработана и успешно применяется корпорацией ЭЛАР.

Структурная схема решения предусматривает создание типового комплекса хранения фондов, переведенных в электронный вид, интеграцию с программным комплексом "Архивный фонд-4", являющийся на сегодняшний день стандартом для архивных учреждений, а также интеграцию всех этих комплексов через сеть Интернет с порталом администрации региона.

Типовой комплекс архивного учреждения представляет собой хранилище, в котором собраны электронные фонды. А комплекс интеграции обеспечивает доступ к этим фондам как через ­читальный зал, так и через сеть Интернет.

Оцифровка больших массивов бумажных документов осуществляется методом залпового ввода. Во время этого процесса наиболее важным аспектом является условие выполнения всех работ "под ключ". От сканированные документы будут представлять собой не просто набор электронных образов, но станут автоматизированным информационным электронным ресурсом, отвечающим всем требованиям современной организации по части документооборота, предоставления доступа и структурированном на основании научно-справочного аппарата (НСА).

Поскольку перевозить бумажные фонды крайне затратно, все работы можно проводить на территории архива в специально созданных центрах "на местах", где помимо этапов основных работ по оцифровке можно проводить и постоянное ­обновление базы новыми поступлениями.

Следуя требованиям законодательства к системам хранения архивных ЭИР, комплекс обеспечивает хранение информации в течение не менее 75 лет в не измененном виде, гарантируя защиту персональных данных. Он открыт для интеграции с региональными порталами и любыми другими информационными системами межведомственного информационного взаимодействия.

Корпорация ЭЛАР предлагает платформу ЭЛАР САПЕРИОН, сертифицированную в соот­ветствии с требованиями ФСТЭК России по НДВ‑4. Система обеспечивает хранение информации в защищенном формате, позволяет скрывать части документа "черными маркерами", а также регламентирует доступ к документам. Кроме того, она может быть интегрированной с прикладными системами и СЭД, установленными в организации.