Рожденные электронно, хранимые постоянно

Станислав Макаров, специально для «Э.Док»
Подавляющее большинство документов сегодня создаётся изначально в электронном виде. Неуклонно растёт количество электронных документов, существующих на правах подлинника и не имеющих твёрдой копии. И рано или поздно они должны быть переданы на государственное архивное хранение.

Мы помним, как всё начиналось

На ранних этапах автоматизации управленческих процессов СЭД помогали наладить учёт бумажных документов и конт­роль за их движением. По мере распространения технологий сканирования, возникло доверие к электронным образам документов, и деловые процессы стали идти чуть быстрее, но приоритет всё равно оставался за бумажным носителем. Причиной этой относительной неудачи СЭД было отставание законодательства от уровня развития технологий, и чтобы минимизировать свои риски, организации предпочитали иметь документы в привычном виде — с подписью и печатью, пусть даже в ущерб эффективности бизнес-процессов. Поэтому с точки зрения архивистов ничего революционного в связи с внедрением СЭД не происходило. Электронные архивы создавались путём оцифровки бумажных документов исключительно в целях упрощения и ускорения доступа к информации, то есть создавался электронный фонд пользования.

С тех пор ситуация изменилась: были приняты законы и нормативные акты, благодаря которым в обиход вошли электронные документы, созданные при помощи компьютера и не имеющие бумажного оригинала.

Лицом к лицу

Госархивы уже сейчас сталкиваются с проблемой хранения документов, существующих только в электронном виде. Потому что архивный документ — это не просто файл с метаданными, а единица хранения, требующая определённого обращения, чтобы можно было поручиться за подлинность, целостность и аутентичность содержащейся в нём информации. Просто резервным копированием здесь не обойтись, нужно обеспечить ещё соблюдение соответствующих процедур, чтобы доказательно утверждать, что после всех манипуляций документ остался неизменным.

В вопросе определения ценности электронных документов точки зрения ИТ-специалистов и документоведов могут существенно расходиться. За относительно недолгую историю развития ИТ, приложения, платформы и форматы менялись много раз, причём часто с потерей информации по причине пренебрежения её ценностью. Например, при стихийном и очень быстром переходе с ЕС ЭВМ на персоналки в конце 80-х, были утрачены многие базы данных, которые формировались десятки лет просто потому, что никто не позаботился об их переносе на новую платформу.

О проблеме сохранности электронных документов в связи с изменчивостью ИТ ещё в 2010 году говорил руководитель Федерального архивного агентства Андрей Артизов: «При внедрении информационных технологий очень легко увлечься и забыть про необходимость обеспечения долговременного, на протяжении столетий, хранения архивных документов. Поэтому переход к электронным технологиям без принятия единых правил обработки и хранения электронных документов может привести к утрате большого массива документов и образованию «белого пятна» в нашей истории». Действительно, ни одна из современных цифровых технологий не может уверенно гарантировать срок хранения хотя бы в сотню лет.

Из области фантастики

Может, стоит обратиться к проверенной временем технологии микрофильмирования? Сегодня существуют устройства, способные быстро и качественно выводить информацию из электронных документов непосредственно на микрографические носители, а в работе с ними архивы уже накопили достаточный опыт. Но согласно ГОСТ 13.1.101-93, микрофильм может существовать на правах подлинника, только если он изготовлен в результате непосредственной съёмки документа-подлинника на микрографической плёнке. Значит, для электронных документов этот путь пока закрыт. Да и для бумажных документов требование микрофильмирования путём оптической съемки слишком жёстко. Получается, что нельзя делать юридические значимые микрофильмы, используя сканы документов, которые обычно имеются в СЭД.

Интересный вариант решения проблемы предложили учёные из лаборатории Лос-Аламос. Они использовали метод ионно-лучевой литографии, применяемый в производстве микросхем, и на его основе разработали свою технологию HD-Rosetta для долгосрочного хранения документов. В качестве носителя взяли пластины из никеля. Воздействуя лучом из ионов галлия на никелевую пластину, на неё записывают точную копию оригинального документа, уменьшенную в несколько тысяч раз. В итоге, на 2,8-дюймовый диск помещается 196 тысяч страниц формата А4! Прочесть записанную таким образом информацию можно при помощи микроскопа, никакого программного обеспечения и компьютеров вам не потребуется. Правда, при таком масштабе придётся использовать сканирующий электронный микроскоп. Если же ограничиться записью 30 тысяч страниц на диск, то можно обойтись обычным оптическим микроскопом с 1000-кратным увеличением, а это технология 17-го века, вполне доступная сегодня.

В текущих реалиях у нас остаётся практически единственный путь — постоянно перезаписывать и переформатировать электронные документы по мере развития технологий.

Для архивов это поистине революционная идея, поскольку информация теперь не связана с конкретным носителем и существует как бы сама по себе. Конечно, в каждый текущий момент данные где-то записаны, но это более не является определяющим признаком документа.

Другие правила

Понимание факта, что электронные документы живут по другим правилам, чем бумажные, пришло к законодателям вместе с развитием электронных госуслуг — и упоминание о «носителе» исчезло.

Сегодня придётся принять как данность, что электронный архив требует постоянного внимания, что нельзя просто сложить в него документы и забыть о них. Легко может оказаться, что файл физически не читается, или что современное ПО не понимает его формат, или что вы не можете доказать его аутентичность. Чтобы избежать такой неприятной ситуации можно воспользоваться рекомендациями ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». В частности, следует избегать коммерческих (проприетарных) форматов. К числу заслуживающих внимания технологически нейтральных форматов относятся PDF/A-1, XML, TIFF и JPEG. Кроме того, нужно позаботиться о чётком соблюдении процедур приёмки документов, управления средой хранения, а также доступом и защитой информации. То есть, электронный архив — это не статичный склад электронных документов, это постоянно действующая фабрика по обработке информации, ибо только так информация может оставаться практически полезной — читаемой, понятной, идентифицируемой и доступной.

В этом контексте, когда постоянство информации достигается через изменчивость её формата и носителя, отдельной головной болью всех архивов является электронная подпись, которая на активных фазах жизненного цикла документов используется для подтверждения их юридической значимости. Во-первых, потому что при создании документов люди часто не задумываются о том, что их придётся сдавать в архив, и используют удобные для себя форматы DOC, XLS или что-то ещё. Во-вторых, даже если электронная подпись будет ставиться только на документы PDF, её сертификат имеет ограниченный срок действия, который заведомо меньше срока архивного хранения. Предложение каждый раз переподписывать документы с новым сертификатом ЭП едва ли приемлемо.

Если провести аналогию с бумажными документами, что обычно по запросу из архива выдаётся не сам документ, а его заверенная копия. Поэтому, принимая от организаций электронные документы на постоянное хранение, нужно внести в их метаданные запись о наличии электронной подписи и метки времени и хранить документ в архиве уже без электронной подписи. Сам факт нахождения документа в хранилище государственного архива является гарантией того, что он подлинный. А при выдаче документа на него ставится электронная подпись архива, которая подтверждает его аутентичность. Таким же образом могут поступить и архивы организаций: если документ находится в их информационной системе, и можно отследить, как он там возник, то он подлинный.

На уровне здравого смысла и общей логики всё так. Но перевести эти рекомендации в практическую плоскость пока не удаётся в силу разнообразия интерпретаций понятия «электронный документ» и его юридической значимости правоохранителями и регуляторами. Ждать, когда вопрос будет решён на федеральном уровне можно долго, а сроки приёма на хранение электронных документов, не имеющих бумажного аналога, уже подступают, поэтому регионы начинают действовать самостоятельно. Так, в госпрограмме «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 гг.» приоритетным направлением выделена подготовка архивов к приему, сохранению и использованию электронных документов, обеспечению их аутентичности. Об этом — в комментарии Ирады Аюповой.