Мы — одна большая архивная семья

В апреле 2016 года Федеральное архивное агентство переподчинили непосредственно главе государства. Какие изменения в связи с этим произойдут? Чего ждать архивистам и пользователям в ближайшие несколько лет? Об этом и многом другом «Э.Док» рассказал Статс-секретарь — заместитель руководителя Росархива Олег Наумов.

Олег Владимирович, ожидать ли революционных изменений архивистам и пользователям?

Нет, революции не случится. Предстоит кропотливая ежедневная работа. Изменения назрели, потому что назрела необходимость наделения какого-либо исполнительного органа федеральной власти функцией контроля и выработки политики в сфере делопроизводства, которая в 2004 году в ходе административной реформы просто исчезла. Это не значит, что Росархив и ВНИИДАД не работали над данной задачей, но одно дело работать по правительственным поручениям, и совсем другое, имея законодательные основания.

Проблема в том, что когда стал внедряться электронный документооборот, у некоторых возникла утопическая надежда, что автоматизация всё упорядочит. Но автоматизация не в состоянии сама по себе всё упорядочить, напротив, её внедрение ужесточает требования к порядку. Как и появление Интернета, автоматических переводчиков, гаджетов, социальных сетей не отменили правил русского языка и экспертных знаний, так и автоматизация сама по себе не сделала и не сделает документооборот грамотным, культурным и упорядоченным. Меня в 1991 году случай свёл с бизнесменом, которого я в ответ на его просьбу об аренде помещения, попросил написать деловое письмо. Мне принесли от него документ, на котором так и было написано — «Деловое письмо». К сожалению, сейчас всё делопроизводство находится примерно на таком уровне. Документооборот оторвался от традиций, а при попытке создать что-то новое получилось, как в сказке Александра Пушкина: «Родила царица в ночь не то сына, не то дочь». Я немного драматизирую ситуацию, но делопроизводственная культура, которая воспитывалась ещё с дореволюционных времен, стала резко падать, и необходимо остановить этот процесс.

Росархив взаимодействует с Министерством связи и массовых коммуникаций в области контроля за электронным делопроизводством и документооборотом, и результаты нашей совместной работы есть. Минкомсвязь отвечает за технологии, а Росархив — за методологию. И для нас не имеет значения, в бумажном или электронном виде создаётся документ: двигаться в рамках жизненного цикла они должны по единым правилам, их экспертиза также должна проводиться одинаково. Другой вопрос, что с технической точки зрения архивисту описывать, а значит и искать электронный документ проще, чем бумажный, поскольку все необходимые сведения уже есть в метаданных. А вот хранить электронный документ сложнее. Как можно максимально долго продлить юридическую значимость электронного документа, которая сейчас «привязана» к ЭП, а срок её действия, как вы знаете, значительно меньше срока хранения документов Архивного фонда? Решения могут лежать и в технологической, и в юридической сферах. А могут и в организационной.

Мы пришли к тому, что сам факт принятия и нахождения электронного документа в хранилище государственного архива является гарантией того, что документ является подлинным. Ведь не проводится же при каждом использовании всякий раз экспертиза подлинности подписей бумажных документов, хранящихся в архиве. Проверка осуществляется при приёме документов в архив, удостоверяется подлинность, и сам факт нахождения документа в информационной системе архива даёт гарантию подлинности. Для обеспечения юридической значимости из архива выдаются не оригиналы документов, а их копии, заверенные печатью учреждения, и не важно, какая это печать — гербовая или электронная.

Для нас, архивистов, электронный документ — это документ, созданный в электронном виде и имеющий такие же права, как и бумажный документ. И нормы по срокам хранения на него распространяются такие же. Естественно, как люди в меру консервативные, мы предпочитаем, чтобы определённые документы создавать на бумаге. Я себе слабо представляю в электронном виде международный договор или Конституцию РФ.

Как технологически должна быть решена задача передачи электронных документов на госхранение?

Росархив совместно с Минкомсвязью предлагает создание двухуровневой системы. Из системы электронного документооборота (СЭД) документы перегружаются в так называемую систему промежуточного хранения, где они формируются в дела, формируются описи, проводится экспертиза. Из системы промежуточного хранения документы передаются на постоянное хранение в архив. Неизбежно произойдёт сокращение сроков ведомственного хранения, которое прописано в федеральном законе. Какой смысл хранить 20 лет электронный документ в ведомстве? Смысл промежуточного архива — в этот момент собственником архива остается ведомство, и оно может по своей надобности востребовать эти документы обратно. Как только документы переданы в архив, их собственником становится государство или субъект РФ, и выдаваться будут только их копии.

Конечно, не все архивисты сразу примут факт исчезновения физического носителя, ибо очень хочется, чтобы была не только единица учёта, но и единица хранения. Но в плане информатизации отрасли стоит задача создания собственного центра хранения архивных документов. И хотя мне часто напоминают о постановлении Правительства РФ, предписывающем перевод всех ресурсов федеральных органов исполнительной в государственное облако, я не спорю. Да, часть ресурсов мы будем держать в гособлаке, но есть документы, открытый доступ к которым невозможен, и система должна быть закрыта не только программно, но и аппаратно.

Будет ли в связи с переподчинением Росархива приниматься отдельная программа, аналогичная ФЦП «Культура России (2012‑2018)»? Запланированные мероприятия ФЦП «Культура России», касающиеся архивной отрасли, будут реализованы?

ФЦП «Культура России» рассчитана до 2018 года, и формировать новую программу, особенно в тяжёлых финансовых условиях, — это значит обрекать себя на потерю одного и необретение другого. Пока программа действует, мы по ней будем работать. Это хороший инструмент, с помощью которого многое удалось сделать, а от добра добра не ищут.

Олег Владимирович, чего ждать в ближайшее время пользователям, которыми востребованы документы, связанные в первую очередь с историческими исследованиями?

Мы будем продолжать развивать наши интернет-проекты, в том числе сайт «Документы советской эпохи». К 2018 году планируем оцифровать и выставить в Сеть коллекцию документов Белой армии — около 50 тысяч дел. Много внимания будет уделено созданию специальной информационной системы для организации услуг по удалённому использованию документов федеральных архивах. С её помощью будет предоставлен пользователям ряд дополнительных сервисов: доступ к единому научно-справочному аппарату федеральных архивов, поисковые возможности, унификация описания заголовков дел в едином интерфейсе. У исследователей будет возможность просмотреть дела в электронном виде, если они сочтут, что эти документы представляют для них интерес. Если конкретный документ действительно необходим, пользователь закажет его копию в удобном для него виде (электронном или бумажном), которую получит или по Интернету, или по почте, или к определённому времени в читальном зале архива.

Будут ли развиваться платные сервисы по удалённой работе с документами Архивного фонда РФ?

Да, будут. Позиция Росархива однозначна и не один раз публично обозначена: доступ к электронному НСА должен быть бесплатным. Кроме того, есть документы, доступ к электронному фонду пользования которыми в силу их политической, экономической или идеологической значимости, будет предоставляться бесплатно всегда. Но когда исследователь ищет возможности сэкономить свои средства и время, сделать более комфортной свою работу, он должен за это платить. И мне не очень понятно, почему от архивов требуют, чтобы все налогоплательщики оплачивали удобство конкретного человека. Тем более, что получаемые архивами средства от оказания платных услуг не поступают в архивы, а пополняют российский бюджет.

Как планируется решить проблему самостоятельного копирования/фотографирования документов в архивах в связи с решением Верховного суда РФ об отмене пункта 3.1.12 «Порядка использования архивных документов», ограничивающего право посетителя архива на копирование при работе с делами и документами? Ведь самостоятельная фотосъёмка едва ли отвечает требованиям сохранности архивных документов?

Решение Верховного суда о разрешении самостоятельного копирования исследователями действительно нельзя обойти молчанием. Здесь меня волнует вот что. Во-первых, любое самостоятельное копирование чревато нанесением невосполнимого ущерба подлинным документам. Я не хочу никого обвинять, но существует сугубо психологический нюанс: когда вы изучаете дело, и текст уходит в корешок, вы, скорее всего, наклонитесь, чтобы вчитаться. А когда вам нужно сфотографировать страницы, вы надавите и разломите переплёт. Во-вторых, при выдаче копии архив указывает сигнатуру документа. Станет ли исследователь ставить сигнатуру на самостоятельно изготовленные копии? Вряд ли. А без шифра, указывающего на конкретное место хранения документа, невозможно говорить о научном использовании архивной информации.

И, конечно же, как бы ни были хороши камеры в телефонах, с профессиональными сканерами они сравниться не могут. Как альтернативу копированию собственными средствами, мы предполагаем оснастить читальные залы федеральных архивов специализированной сканирующей техникой. Простейшими и удобными сканерами, чтобы любой исследователь мог их использовать, получая, с одной стороны, качественные и атрибутированные копии, а с другой, минимизируя риск нанесения вреда сохранности подлинному документу.

Мы также работаем над новым «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ». Этот документ, разумеется, не будет принят без широкого общественного обсуждения. Особенное значение имеет учёт мнений и согласования региональных и муници­па­льных архивистов, потому что мы одна большая архивная семья, и у них опыт по 2 500 тысячам архивов, а у нас — по 16-ти. Опыт, как положительный, так и отрицательный. В регионах есть инициативы, которые мы не поддерживаем и не скрываем этого. Например, мы не приветствуем превращение научно-справочного аппарата архивов в Википедию. Я имею в виду волонтёрские проекты, когда для создания и пополнения НСА привлекаются непрофессионалы. Что получится, если за скоропись 17-го века возьмётся неспециалист? Википедия получится. В ней, конечно, много интересных фактов, но каждый мыслящий и образованный человек их перепроверяет.